公司审计报告

    10、物流账务处理缺乏基本技能。调货、换货没有按规定的程序进行处理，物流会计也不明白应该如何处理，从而导致电脑账因物流不规范而无法处理，电脑中数据明显不可用。

    11、财务对物流失控。除北生产品外，批发部经营的其他代理药品在财务处、业务处均没有台账（只是在仓库设一核算员进行核算，且登账不及时），难以进行有效的监督和控制。

    12、财务对大药房失控。大药房的进、销、存账均由柜台营业员自己登记，财务处只由费用会计登记金额账，没有登记相关的商品品种明细和数量，因而无法对该业务进行有效的监督和控制。

    二）、物流程序方面存在的问题：

    1、入库不规范。业务处将股份公司寄到的发货回执交仓库保管员，收到货物后，不经质检检验签字，由仓库员直接入库，填开入库单。入库单无质检联。而目前集团公司要求的规范作法是：经营公司业务处接到货物后清点与订购单及供货单位的发货回执无误后，立即填开入库单，质量部门验收合格签字后，仓库保管员根据入库单验货无误入库后签字，分别交至业务处及财务处记账（入库单上须注明生产批号）。

    2、出库不规范。

    发货程序不规范，是造成整个HK公司物流账务混乱的根源。

    按上次审计现场整改的要求，HK公司发货程序是：将审批完的发货申请表传真给库管员发货 → 登记发货通知单 → 登记销售台账 → 登记产品发货明细账。而目前集团公司要求的规范作法是：营销公司业务处接到已批准的“发货申请表”立即填开出库单（出库单上要填写“发货申请表”编号及生产批号）→ 质量部门签字后 → 仓库保管员凭出库单“发货联”发货 → 业务处组织发运。出库单“业务联”交业务处内勤记账，“财务联”交财务处记账。

    上一次审计现场整改中：不要求业务处开据出库单；仓库保管员根据传真来的发货申请表进行发货最后补开出库单；各部门根据发货申请表登记相关台账。

    以上几点是HK物流账混乱的根源。同时HK的物流中还存在以下问题：

    ①、发货申请表审批手续不全。

    ②、出库未通过质检，没有完全按先进先出的原则发货。

    ③、仓库凭业务处传真的发货申请表发货或电话通知发货，事后补办手续。

    ④、发货有时不通过库管员，由发货员直接发货，事后补办手续。

    ⑤、因质量问题出现退货，未经质检检验，且未入库又直接补货出库。

    ⑥、违反规定直接发货给业务员。

    3、盘库方法不正确。

    ①、盘库前不对账，不预作盘点清单。

    ②、现场盘点没有业务处人员参加。

    ③、不能现场发现是否存在账实不符情况。

    三、对HK现有财务人员的评价

    根据这次审计的结果来看，目前JLHK财务各个岗位人员基本素质普遍偏低，个别岗位达不到相应岗位应该具备的专业技能，具体评价如下：

    1、主管会计（费用会计）***：处理外围社会关系（工商、税务）的能力较强，具备一定的全盘帐务处理能力，但管理能力一般，电脑应用技能较低，费用开支把关不严，对财务规范化管理缺乏足够的认识，对物流方面的规范化管理也缺乏足够的了解，物流方面的财务相关能力较差。其在财务处缺乏足够的威信，很难有效地组织起财务部门的工作。

    2、物流会计***：经过两次电算化的培训，具备了一定的电算化基础，但仍不能完全掌握电算化的操作技能；财务基本功不扎实，对自己所负责的工作范围内一些基本的财务技能如记录台账、盘货等不求甚解；对物流的规范化操作流程缺乏必需的了解，对自己经手的工作责任心不够，工作上主观能动性差。提供的物流相关数据所花费时间长且无法保证其准确，其经管的物流账对于公司的物流管理而言基本上没有起到任何作用。

    3、出纳***：对公司较为忠诚，有较强的监督把关意识，但财务基本功相对较差，电脑应用技能较低，工作效率不高。

    4、批发部核算员***：财务电算化专业毕业，有较强的电脑操作能力，具备一定的财务基本功，接受能力较强，但实践经验不足，缺乏独立帐务处理的工作经验，若能得到有效的指导和帮助，将能很快胜任HK会计岗位的工作。

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    四、整改措施

    针对上述HK公司存在的问题，我们与HK公司领导班子及相关人员共同研究，达成共识后进行了如下方式的整改：

    1、2003年*月*日上午，在HK公司办公室大厅开会，就整个物流规范化程序（包括购货入库、发货出库、开票、回款、业务提成、调货、盘库等）按照GSP认证的要求全面进行讲解和培训，并将责任明确到具体部门、具体个人。

    2、2003年*月*日上午，在HK公司**经理办公室，单独召集JLHK公司全部财务人员开会，具体就各个财务岗位职责进行了合理化分工（包括费用会计、物流会计、出纳），将过去长期存在的不合理分工，以及经常引起财务人员之间矛盾导致工作不协调的因素，进行了彻底调整。

    3、2003年*月*日下午，在HK公司办公室大厅再次召集HK公司领导班子和各个部门负责人及物流会计，具体就整个物流整改的落实工作进行了协调，对各部门各岗位的整改工作明确了时间限制，并就一些具体的细节达成了共识。

    （附：以上三次现场整改的会议记录）

    4、针对个别财务人员电脑应用技能不高的情况，有针对性地进行了电脑操作技能尤其是电子表格的应用进行了培训。

    5、2003年*月*日上午在HK公司办公室大厅召集JLHK公司领导班子和全体机关工作人员就审计发现的具体问题进行了意见交流，并提出了具体的整改意见。（详见与被审计单位交换意见纪录第1页——第10页）

    但由于其他方面的原因，现场整改工作被临时取消，整改工作也暂时终止。

    五、整改建议

    本着尽快解决HK公司目前的问题，使HK公司的物流、财务尽快走上正轨的原则，HK公司的整改工作应该继续进行下去。

    1、鉴于JLHK公司不规范的习惯做法根深蒂固，且许多工作质量低下的原因是与财务人员的低素质密切相关。仅凭审计组人员的现场进行整改，短时间很难从根本上得到彻底扭转，所纠正的东西也可能很快恢复原样。出于尽快解决问题的目的，审计组在审计期间直接向集团财务和主管财务人事的**总监作了电话汇报，并按要求于*月*日书面向**总监汇报了HK公司财务存在的问题，且提出了如下建议：

    由**集团选派一名精通物流账务、熟悉物流规范化管理程序、同时具备一定的财务管理水平的人员，于审计组完成审计任务前入驻HK公司主持财务工作，从理顺财务管理关系入手，处理具体事务，对其他财务人员进行传、帮、带，从提高人员专业水平着手，根本上对HK的财务进行规范和整改。

    为保证其工作不受来自HK公司方面的干扰，并提出建议将其人事挂靠集团财务部，工资由**集团直接发放，并授予一定的财务人事处置权。同时为保证HK公司的财务工作能够顺利延续，亦建议HK现有的财务人员的岗位及待遇暂时保持不变，视今后的变化由主持工作的财务人员再行申报调整。

    2、由于HK公司现有的领导对物流的规范化管理缺乏正确的认识，对于整改工作，如果单纯靠财务来监督进行，效率不会太高，效果也不会理想。但在这次审计工作中发现，HK公司专门从事GSP认证工作的质检处经理***由于过去在大型国有医药行业长期从事物流管理工作，对于物流的规范化操作具有较深刻的理解，其本人也具有改变HK不规范的现状，进行规范化管理的强烈意识，因此在此次现场整改中，特别强调了质检的重要性，要求在整改中要发挥质检的重要作用。

    但是，由于审计的权限限制，不可能明确地直接要求**集团选派的财务人员和质检处经理两人对整改工作具体负责。因此建议，由**集团考虑对以上两人专门授权，由他们对HK公司的整改工作全面负责，以使HK的物流、财务尽快走上正轨。

    六、办事处调查需要反映的问题

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