公司物资采购管理办法（三）

    公司物资采购管理办法（三）提要：公司采购方式主要是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价议标和单一来源。1.凡纳入公司采购计划资金超过10万元以上的采购项目，原则上应实行公开招标。

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    公司物资采购管理办法（三）

    一、 适用范围

    1. 本《办法》适应各部门、各分公司的商品采购。

    2. 单项采购或批量采购金额达到公司规定的限额标准（一次性采购2000元，单件采购1000元）以上的采购项目，应当上报采购部审批。

    3. 低于限额标准采购项目的采购方式及管理办法，遵照财务借款与报销办法执行。

    二、 组织机构与管理

    采购部是为组织实施采购活动而设立的专职机构及管理部门。主要职责是：

    1. 组织实施集中采购；

    2. 组织由公司拨款的大型采购活动；

    3. 受各公司的委托，代其组织采购事宜；

    4. 负责采购合同的管理；

    5. 拟定公司采购政策；

    6. 管理和监督公司采购活动；

    7. 审批管理进入采购名单的供应商资格；

    8. 审批取得公司采购业务的代理资格；

    9. 拟定并调整公司集中采购目录和公开招标采购范围的限额标准。

    三、采购方式管理

    公司采购方式主要是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价议标和单一来源。

    1.凡纳入公司采购计划资金超过10万元以上的采购项目，原则上应实行公开招标。

    2.能从有限范围的供应商处采购的或者公开招标时间长、费用高，不能达到节约的目的，经总经理批准可采用邀请招标。

    3.符合下列情况之一的，经总经理批准可采用竞争性谈判方式采购。（1）招标后没有供货急需采购，而无法按招标方式得到的；（3）投标文件的准备需较长应商投标或者没有合格标的；（2）出现了不可预见的的时间才能完成或投标文件需要高额费用；（4）有特别要求的。

    4．采购的货物符合规格、标准统一，现货货源充足，价格弹性较小，售后服务好，经总经理批准可采用询价议标采购。

    5. 下列情况可采用单一来源方式采购。

    （1）只能从唯一供应商处获得，或供应商拥有专利权，且无其他合适替代标的；

    （2）因原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或扩充等一致性和兼容性要求，必须继续从原供应商处采购；

    四、 物资采购审批程序

    1．公司采购管理程序包括下列主要步骤：

    （1）编制公司采购预算；

    （2）编制并批复公司采购计划；

    （3）确定采购方式；

    （4）订立及履行采购合同；

    （5）验收；

    （6）结算。

    2． 采购单位的采购计划按以下要求报送：

    （1） 采购计划的报送。

    各品牌经理报送采购计划时，填报《采购计划表》（以下统称《计划表》），本表一式两份，部门留存一份，采购部一份。采购部对《计划表》进行审查，财务中心把关，并于2日内将审查意见（附《计划表》）送采购单位。

    （2）采购单位报送的月份执行计划，应是本月已经确定要购置且采购资金已经落实的项目，按规定应办理审批的采购项目，应办理审批手续。

    （3）没有审批手续，不能下达采购月份执行计划。

    3．采购部要根据批准的采购计划，对采购清单审核无误后，确定具体采购方式。其中，属于集中采购的项目，由采购部按要求统一进行采购。

    4.合同内容一经确定，采购单位应将合同草案的有关文件报采购部。采购部收到合同草案经财务中心审批后，方可签订合同。

    5.购合同订立后3日内，采购部应将合同副本报财务中心备案。

    6.采购部应对合同履行时的采购情况进行监督检查。

    7.采购合同需要变更或终止的，采购单位应将变更或终止的理由及时书面上报采购部。

    8.资金划拨程序：

    （1）供应商供货完毕，采购部填报《采购资金支付申请书》（以下统称《申请书》），持《申请书》、《质量验收报告》和合同及合同约定的付款条件所要求的全部文件副本，向财务中心提出资金支付申请。财务中心的主管领导，根据合同、《验收单》和《申请书》等必要的结算手续，审核无误后，按公司《财务支款及报销办法》支付款项。

    （2） 应急采购项目，经总经理批准后，可由采购单位先行采购，但应在采购活动发生之日起５日内办理有关手续。

    五、 监督管理

    1. 采购部应当加强对公司采购活动的监督检查。重点内容是：

    （1）采购是否严格按照批准的计划进行，有无超计划或无计划的采购行为；

    （2）采购方式和程序是否符合规定；

    （3）有关采购文件是否按规定报采购部备案；

    （4）采购执行机构是否按规定的时间完成采购任务；

    （5）采购合同的履行和采购资金支付情况；

    （6）应当监督检查的其他内容。

    2. 采购部和财务中心共同对采购活动进行监督，所有合同应通过财务中心核准。

    采购单位在履行监督检查时，应当如实反映情况，提供有关资料，自觉接受监督检查。

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