营销档案管理规定

    营销档案管理规定提要：市场营销部对外的发文以及公司各部门对市场营销部的发文，客户服务分部内勤人员进行分类归档。市场营销部的各种规定、制度、方案等，客户服务分部要进行归档备份。

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    营销档案管理规定

    第一条 客户基本信息档案管理

    现有来往的老客户的基本信息一年进行一次调查，每月沟通复检，由责任营销员执行，年检的每年度3月底前把客户基本信息表交市场分部归档。

    新客户的资料在第一次交易结束后10个工作日内，责任营销员把客户基本信息表交市场部分，下一年归入老客户。

    交基本信息表时市场分部负责登记，并对各责任营销员完成情况进行记录，作为考核依据。

    市场分部把客户基本信息表录入计算机系统，供相关人员查询。年度进行系统备份，交公司档案室。

    第二条 商务文件档案管理

    客户订货传真、订货电话等，责任营销员应作台账登记，市场分部每半年组织检查一次。

    销售合同一式肆份签订，双方盖章后各执2份原件，我方客户服务部合同管理人员保存一份，财务保存一份，并由客户服务分部录入计算机系统，便于查询。传真签订的合同双方盖章后责任营销员复印1份交客户服务部保存。客户服务部把合同装订归档，年底交公司档案室。

    合同评审相关手续完成后，合同评审单由客户服务部合同管理人员统一保管，一定时间后装订成册归档处理。年终交公司档案室。

    发生退换货的，相关手续办理结束后，客户服务部要保留一份退换货单，并建立客户退换货台账。

    以电话、传真形式向客户服务分部进行投诉的，客户服务分部要按要求填写客户投诉单交有关部门和人员处理，客户服务分部还要做好客户投诉台账，详细记录投诉情况和处理情况。

    第三条 交易档案管理

    产品发出后二天内，客户服务分部统计人员按发货单录入计算机系统，核对人员进行核对。发货单装订归档，年底交公司档案室。

    客户来款到达后二天，客户服务分部统计人员按财务提供的信息录入计算机系统，核对人员进行核对。

    统计人员按月给各产品部、责任营销员提供销售和来款数据。

    第四条 其他档案管理

    会议时，指定人员做好会议记录，会议结束后客户服务分部内勤人员进行整理，和会议的议案、决议一起进行分类归档。

    市场营销部对外的发文以及公司各部门对市场营销部的发文，客户服务分部内勤人员进行分类归档。

    市场营销部的各种规定、制度、方案等，客户服务分部要进行归档备份。

    各种市场反馈信息、调查结果等，市场分部都要按期进行分析、作出报告文件，并进行归档。

    市场分部进行的各种宣传策划、培训等，要做好记录并归档。

    第五条 各相关部门和人员要按规定传递和保管档案文件，以便于记录和查询，并遵循公司规定做好保密工作。市场分部每半年检查一次档案情况，检查结果作为考核相关部门和人员的指标。考核按《2004年市场营销部绩效考核办法》中日常工作质量考核的规定执行。

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