设备档案管理制度

    设备档案管理制度提要：各处室所使用的校外购置的五千元以上设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案室，统一积累和集中保管。

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    设备档案管理制度

    设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。应当归档保存的随机技术文件以及直接接收、使用、维修和改进工作中形成的各种文件材料。

    一、设备档案归档范围

    接收归档本校五千元以上的各类设备

    1.申请订购的文件、合同、订货单（卡）

    2.随机的全部技术文件（装箱证、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单等）。

    3.安装调试记录及验收报告。

    4.使用过程中，定期检修记录和更换零部件记录，重大故障及处理记录等。

    5.设备转让协议，报废的技术鉴定材料，报告和主管部门批复的文件。

    二、设备档案收集与整理、分类、立卷

    1.收集：各处室所使用的校外购置的五千元以上设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案室，统一积累和集中保管。

    2.分类整理、组卷：按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列。

    3.编目、立卷：一个保管单位编一个流水号，一件编一个件号，然后编写卷内目录、备考表和卷面，立卷归档时归档号依照类别编流水号。

    三、设备档案的利用

    1.编制分类案卷目录的检索工具。

    2.凡需利用（借阅）须履行登记手续。

    四、设备档案的销毁

    对确已无保存价值的设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

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