港资企业采购部标准作业指导

    港资企业采购部标准作业指导提要：采购按照计算出的预扣款金额及其它资料填入厂商扣款通知单，连同不良退货检验单一起传给厂商，务必请厂商签回，签回复印一张给会计进行扣款

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    港资企业采购部标准作业指导

    第一章 总则

    第一条 目的

    为了规范采购作业,确保本公司采购的各种材料符合规定要求,建立适时、适地、适质，适量、适价的采购原则，满足生産需求更为顺畅，特制定本制度。

    第二条 适用范围

    本公司采购部

    第三条 职责

    1.接到订单，需要作出长期、中期、短期采购材料预算。

    2.根据采购计划下采购订单给供应商并进行跟催到位,协助收货部门监控品质问题。

    第四条 流程图

    采购作业流程图

    第五条 作业内容

    一.新材料的开发

    （1）接到客户新産品样版，工程技术部门进行打样，对新材料制定技术标准.

    （2）采购部接到新材料的样版或图纸之後进行搜集和评估供应商，确定供应商後进行价格、谈判、签订报价单。

    （3）供应商打样，要求供应商在最短时间内打样，将样板给工程技术部门试做，确认.

    二. 材料需求和采购计划

    （1）接到生産单或生産排期，根据用量（BOM）做出总的需求

    （2）核查仓库库存数量、已下单未入库数量、确认实际需求（不同类别的材料采用不同的采购方法）

    （3）制定订单计划书（日、周、月等）

    三.采购订单的开立、审核、分发

    （1）采购员开立的（采购订单），采购员列印出（采购订单），核对无误後，呈部门主管核准後转发给供应商。

    （2）采购订单发出後，要求供应商必须签名确认并回传，确认交货期，采购员进行跟崔作业。

    （3）需要委外加工作业时，PMC部发（委外制造加工单）提供给采购部，经部门主管核准後下发外发加工订单并通知仓库，由仓库发料加工厂生産完成後，供应商送货，根据收货流程收货入仓。

    四.交期管理

    （1）采购根据（采购订单）回签的交期及生産排期之要求，与供应商议妥具体交货日，在不影响生産排期的前提下交货均属正常。

    （2）采购员应时时秉持“预防”优于“治疗”的态度，能在问题发生之前主动向供应商询问叮咛，并依下列步骤进行追踪改善，方能达到防微杜渐的效果。

    （3）委外加工之物料，采购根据（采购订单）回签的交期及生産排期之要求，与供应商议妥具体交货日，在不影响生産排期的前提下交货均属正常。

    五.跟催与管制

    （1）采购员根据生産排期和生産部门要求同一供应商协商交货日，直到物料进厂且符合我公司的品质要求，如发生不良则依（进料检验作业流程）执行，采购通知供应商处理不良品，并进行追踪，新産品材料及容易産生品质问题材料，需与品管部门协商按排到供应商处验货。

    六.订单追踪

    （1）采购员每天根据生産排期进度，昨天收货情况与库存流水帐对采购订单进行核销并跟进今天交货材料和後三天要送货情况进行确认。

    七.供应商扣款作业

    符合扣款条件:

    （1）物料瑕疵已达批退标准，但由於出货紧急或其它状况，经申请上级後批示为由厂内工人安排返工，挑选之物料所産生的工时。

    （2） 物料瑕疵已达批退标准，但由於出货紧急或其它状况，经申请上级後批示为整批扣款之物料。

    （3）外发加工厂商之www.fangchanshe.com制程不良，遗失物料和交货过和中损坏的物料。

    （4） 厂内之发料经协调由厂商代为处理的款项。

    （5） 厂内派员驻厂之发生的费用。

    （6） 厂商物料之品质变异造成公司损失及发生之运费、工时、造成其它物料损坏之金额。

    （7）其它特殊费用

    八.扣款金额

    （1）部分物料部分不良挑选使用,加工之工时由工程部IE工程师合理评估,依据本厂之直接人工工资率计算等扣款.

    （2）整批退货和影响生産进度的供应商，需进行合理计算扣除金额。

    （3）发外遗失损坏的物料，数量乘该物料的单价

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    港资企业采购部标准作业指导提要：采购按照计算出的预扣款金额及其它资料填入厂商扣款通知单，连同不良退货检验单一起传给厂商，务必请厂商签回，签回复印一张给会计进行扣款

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    （4）供应商驻厂返工住宿费用可以不计，但伙食费则按公司的标准计算。

    （5）工时由工程部IE工程师合理评估

    （6）其它状况另计

    九.扣款方式

    （1）根据八.（1）及八.（2）采购按照计算出的预扣款金额及其它资料填入厂商扣款通知单，连同不良退货检验单一起传给厂商，务必请厂商签回，签回复印一张给会计进行扣款。

    （2）根据八.（3）采购对厂商遗失扣款的领料单来计算，填写扣款通知单，请厂商签回後复印给会计部进行扣款。

    （3）根据八.（4）采购按照计算出的预扣款金额及其它资助人料填入厂商扣款通知单，传给厂商务必请厂商签回，签回复印一张给会计进行扣款。（需要注明驻厂天数）

    （4）厂商若不同意扣款，且无法按公司要求作业，采购报告至部门主管处协调，若厂商无故不签回扣款申请单拖延而造成公司损失，则需要发文要求供应商负责赔偿损失。

    十.物料之品质管制

    （1）供应商交货之不良品，采购依IQC不良品检验报告传真於供应商进行追踪，要求後续必须改善，并提供书面改善方案。

    （2）采购将各单位转发之工程图面及资料做好管制，并及时将讯息转发给供应商并确认要求执行。

    （3）采购应档予以保存供应商进料检验时依（进料检验作业流程）执行。

    （4）开发之新供应商或外包厂，在承认之前务必确认其産品品质及生産能力，由采购确定外验日期并联络品管参与验。