股份有限公司关于归档案卷的质量要求

    股份有限公司关于归档案卷的质量要求提要：归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料,均应收集归档。归档文件材料种类

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    股份有限公司关于归档案卷的质量要求

    总的质量要求:遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到以下几点:

    一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料,均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数,均应齐全完整。

    二、遵循文件的形成规律和特点,层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起,不得分开；一个项目的材料,要把项目从立项到结束形成的材料组在一起,准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。

    三、卷内文件的排列:卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即:批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列,会议文件要按文件的重要程度顺序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷,再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷,卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。

    四、区分不同价值:各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。

    五、跨年度材料的处理:除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。

    六.具有长期保存的案卷,卷内文件有圆笔和铅笔字迹,要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印,连同原件一同归档。

    七.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按"件"编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖"件号章",并将件号和每件文件的页数填写清楚。（"件号章"的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。

    八、装订与装盒：卷内文件以"件"为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按"件"号顺序排列装盒，一盒为一卷。

    九、卷内目录的填写:凡是组成的案卷,都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。

    序号：填写文件的件号。

    文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。

    责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。

    题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。

    日期：填写文件形成的时间，填写时可省略"年"、"月"、"日"，用"."表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。

    页号：填写每份文件的页数。

    十、备考表的填写:每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明,都应填在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上,检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。

    十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有"北京首信股份公司"卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。

    十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容,摄制人。照片要连同底片一起归档。

    十三.归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。

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