酒店档案管理制度（五）

    酒店档案管理制度（五）提要：卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律在右下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份

    来源www.fangchanshe.com

    酒店档案管理制度（五）

    1．各部门办理完毕的文件，要及时移交行政办公室，并按"条款类目"分别存放，三个月后，经检查齐全后，整理立卷归档。

    2．每天及时将文件归档，以免散失和积压；严格执行档案清理和整理制度，实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

    3．准确做好档案索引，以便于查找。

    4．归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作，使所有资料和文件可随查随得，避免盲目查找。

    5．卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律在右下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。

    6．案卷的厚度一般1.5一2cm，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以辨认的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

    7．根据卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

    8．案卷按年代、部门排列，永久与长期、短期案卷分开保管。

    9．行政办公室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

    10．每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。

    11．对于失效的档案要进行销毁，销毁档案前，要认真鉴定，并且登记造册，并经行政办公室主任审批后方可销毁。

    12．秘密级或以上密级档案销毁时，必须派专人监销，防止失密，严禁将档案作为废品直接处理。

    来源www.fangchanshe.com