成本管理体系文件控制程序

    成本管理体系文件控制程序提要：各部门和单位对现行文件的使用、归档、保存、借阅、复制、销毁和向外部提供等环节，应注意文件的保密性，对文件的保密内容不得向外透漏，必要时应在文件上进行密级标识

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    成本管理体系文件控制程序

    1、目的

    文件是实施并保持成本管理体系的基础和依据，对文件进行控制是为了让管理者使用唯一有效版本文件，防止误用文件，以促进成本管理体系的有效运行。

    2、范围

    本程序适用于本公司成本管理体系要求有关的所有文件。

    3、职责

    3.1成本部是文件控制的归口管理部门，负责公司体系文件的控制与管理。

    3.2各部门和单位的管理文件由各部门和单位管理与控制。

    3.3各类文件的使用人员负责正确使用和维护文件。

    4、工作程序

    4.1文件的分类：

    成本管理体系文件包括：

    a）纲领性文件：成本管理手册；

    b）程序性文件：各种控制程序；

    c）控制成本水平和发生过程的文件：各种规章制度、各种定额或标准成本、成本预算、成本计划、成本控制方案等。

    上述三个层次文件的关系见《成本管理手册》第3.4.1.4条。

    4.2文件的编制

    4.2.1文件的编制应按规定的职责进行，成本管理体系纲领性文件和程序性文件由成本部组织编制，控制成本水平和发生过程的文件由相应的职能部门和单位负责编制。

    4.2.2文件的编制应注意：

    a）与成本管理体系要求的其他文件相适应，注意与其他文件的相容性，不得与其他文件相抵触或矛盾；

    b）所编制的文件内容应尽可能全面、系统，该说的一定要说到；

    c）所编制的文件一定要结合本公司的实际情况，注意文件的可操作性；

    d）所编制的文件，不得与成本管理标准和有关法律法规相抵触；

    e）成本管理体系文件必须覆盖和符合所依据的成本管理标准；

    f）文件作为成本管理活动的依据，其内容必须科学合理并确保文件的适用性。

    4.3文件的评审

    4.3.1文件的编写完成后和在实施过程中必须进行评审，确保其充分性和适宜性。文件的评审应由文件的批准人或文件主管部门组织进行，并做好《文件评审记录》。

    4.3.2对文件评审的结果，可确定是否需要修改和补充或更新文件，如果需要修改文件，修改后必须再次得到批准。

    4.3.3文件评审的方式可采用会议评审，也可采用会签评审。

    4.4文件的批准

    4.4.1文件的批准应按授权范围进行，总经理负责批准《成本管理手册》，体系负责人负责批准程序文件，第三层控制成本水平和发生过程的文件及其他文件应由相应层次的授权人批准。

    4.4.2未得到有关授权人批准的文件属无效文件，一律不得使用，使用文件的部门/单位和各类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性。

    4.4.3文件批准的方式应以授权人员的签字为准。

    4.4.4对外来文件，相关授权人员也应进行批准，批准时应主要考虑文件的适用性。

    4.5文件的发放

    4.5.1文件的发放由各文件管理部门进行，其发放的范围应得到批准，并严格按已批准的发放范围进行发放，确保使用成本管理体系文件的各场所都能及时得到文件的有效版本。

    4.5.2受控文件的发放，由各部门的文件管理人员填写《文件发放登记表》，并注明分发的受控号，文件的领用人应在《文件发放登记表》中签字领取，便于追溯。

    4.5.3文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员，以防止因文件影响成本管理活动。

    4.6文件的使用

    4.6.1文件使用部门及文件持有人，在使用文件时应全面理解，正确使用，使文件真正发挥指导和规范成本管理活动和成本管理行为的作用。

    4.6.2文件在使用时各部门和单位及各类人员必须按《现行受控文件清单》中所规定的文件范围使用文件，并识别是否是现行修订状态的有效版本，清单以外的文件不得使用。

    4.6.3文件在使用过程中各部门和单位及各类人员应保护和贮存好文件，以防止文件的损坏、丢失，当所使用的文件损坏严重，影响使用时，文件持有人或文件管理员应到文件管理部门办理更换手续，交回破损的文件，补发新文件，其分发号可继续沿用原分发号，文件管理部门在补发新文件时仍执行4.5.2条规定。

    4.6.4文件管理部门对已收回的破损文件的处理，按4.9条规定执行。

    4.6.5当文件使用部门/单位和使用人员不慎丢失文件后，应按4.6.3条有关规定办理补发手续，但责任人必须做出书面检讨或说明原因。若文件管理部门在补发文件时，给出新的分发控制号，应注明丢失文件的分发号作废，必要时将丢失的文件通知有关部门和单位。

    4.6.6文件在使用过程中，如果发现文件不适用或不可操作时，有关部门/单位和人员应予以记录，并与文件管理部门联系更改，可按4.7条有关规定执行。

    4.7文件的更改

    4.7.1文件的更改，应由文件的使用部门或文件管理部门提出，并说明更改原因，报有关领导批准。具体实施由文件的主管部门组织进行，并做好《文件更改记录》。

    4.7.2文件更改的批准，原则上应由原批准人批准，如原批准人不在时，可由接替其职务的人员进行批准，但必须掌握原批准依据的有关背景

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    4.7.3文件更改后，由文件管理员进行换页处理，并注明更改状态标识和生效日期。对重要更改，由文件主管部门领导召开相关部门负责人会议，阐明更改内容和性质，并将更改后的精神层层传达到各使用人。

    4.7.4文件更改后，文件主管部门应及时修订《现行受控文件清单》中的更改状态，确保各使用场合能识别文件的现行修订状态，防止误用文件。

    4.8文件的换版

    4.8.1文件可多次更改（修订状态从0-9），当文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本文件。

    4.8.2换版后的文件仍按4.7.2条规定进行审批，其发放仍按4.5.2条规定执行。

    4.8.3换版后的文件发放时，应收回原版次的作废文件，并按4.9条有关规定执行。

    4.9文件的作废与处理

    4.9.1作废的文件应由文件管理部门按《文件发放登记表》中的发放状态收回，并填写《作废文件登记表》，确保从所有使用场所收回所有失效和/或作废的文件，以防止失效和/或作废文件的非预期使用。

    4.9.2对收回的失效和/或作废的文件，文件管理部门应统一销毁，并作好《文件销毁记录》。

    4.9.3对需要作为历史资料保留的作废文件，应由文件管理部门加盖“作废保留文件”印章进行标识。对作废保留的文件只能用于资料参考或追溯历史情况，不能用于指导成本管理活动和向高层领导提供决策的依据。

    4.10文件的管理

    4.10.1文件应有唯一性的准确标识，以确保有效使用。各部门和单位应按以下编号规则正确实施文件编号。

    注：文件类号：SC——成本管理手册

    CX——程序文件

    GZ——规章制度

    YS——预算

    DE——定额

    JH——计划

    FA——方案

    例：《文件控制程序》的编号为：××/CX-01-2006其中：××——××机械制造有限公司；CX——程序文件；01——第1号程序文件；2006——2006年版。

    4.10.2文件的底稿及打印件均应归档保存，文件管理员应填写《文件档案登记表》。为防止电子版文件丢失，所有电子版文件均应有备份，并进行适当的标识。

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