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酒店费用报销财务审核程序(七)提要:各项报销的原始凭证,经各部门经理审签后,报财务审查其合法性并送酒店总经理批准。超过权限的要经过公司总经理批准
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酒店费用报销财务审核程序(七)
1、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督,并按以下程序办理。
1.1 酒店员工因公借款,必须办理借款申请单。会计根据内容填写齐全,完整的借款申请单,编制会计凭证,会计、出纳、收款人必须在付款凭证上签字。
1.2.1 酒店预付款项,必须根据合同或协议办理付款申请单,经财务审核并报总经理审签后办理付款;付款手续不齐备的,会计不得编制付款凭证,也不得付款。
1.2.2对董事会通知付合同、协议的预付款,不受前款约束。
1.3 备用金和预付款的使用,必须依照下列规定:
1.3.1 具有规定的用途,期限及限额;
1.3.2 在规定的期限内凭费用支出单据或验收单到财务部门报销;用现金或支票进行零星采购的七天内报销;通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。
1.3.3 以上各项支出,原则上前款不清,后款不借。
1.3.4 对违反规定用途和不符合开支标准的支出,财务不予报销。
1.3.5 对无正当理由超过规定期限,未能报销而又没归还的备用金,若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二;三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三。在次月工资中扣回本息。
2、原始凭证的审核 :
各项报销的原始凭证,经各部门经理审签后,报财务审查其合法性并送酒店总经理批准。超过权限的要经过公司总经理批准。
原始凭证应具备的内容:
2.1 凭证名称;
2.2 填制凭证的日期;
2.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名;
2.4 经办人的签名或盖单;
2.5 接受凭证的单位名称;
2.6 经济业务的内容;
2.7 数量、单价和金额;
2.8 各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖单;对外开出的原始凭证,必须加盖单位公章,其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。
3、对原始凭证的技术性要求:
3.1 凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。
3.2 购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。需入库的物资,必须填写出入库验收单,由实物保管人员按计划或合同验收后,在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外,必须交给实物保管人员或使用人员进行验收,并在凭证上签章。
3.3 支付款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明以及签字,有审批人签字,并有付款的依据。
3.4 职工因公出差借款的借据,必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据,不得退还原借款借据。
3.5 预付性汇款,由经办人填制付款申请单,作为原始凭证,不得以汇款回单代替。
3.6 属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐个签章,不得通栏划大括号签一次章(字)。
3.7 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等,要列名称、计提基数、提取率、提取额等。
分配工资及费用时,要列分配标准、分配率、分配额。
3.8 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退回或重新补正。
4、记账凭证的内容及填制要求:
4.1 凭证日期:一般应按实际受理经济业务的日期填列。
4.2 凭证编号:应按月编制自然数列顺序。
4.3 凭证摘要:应简明扼要,真实反映经济业务的内容,不得含混不清,过于简略。
4.4 会计科目:应按有关规定设置。
4.5 凭证金额:必须与原始凭证相符。
4.6 所附原始凭证张数,要与原始凭证相符。
4.7 有关人员的签名或盖章:出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。
4.8 会计人员填制记账凭证时,必须附有内容完备的原始凭证。
5、本制度所指的由总经理批准的事项,如因总经理出差期间,均由副总经理审批。
6、本制度由酒店财务部制定并负责解释。
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