成本管理体系记录控制程序

    成本管理体系记录控制程序提要：成本部对已超过保存期限或已作废的记录，应及时收回并销毁。销毁时应办理审批手续，做好记录，按规定的方式和程序进行销毁，并注意防止保密内容的泄露。

    成本管理体系记录控制程序

    1、目的

    记录是证实成本管理、成本水平和成本发生过程符合要求及成本管理体系有效运行的证据性文件，对记录进行控制是为了更有效地开展分析、采取纠正和预防措施以及为保持和改进成本管理体系有效性提供信息。

    2、范围

    本程序适用于本公司与成本管理体系的运行和成本水平、成本发生过程的控制有关的所有记录。

    3、职责

    3.1成本部是记录控制的归口管理部门，负责全公司成本记录的策划、建立以及对各部门和单位记录的检查、监督和指导的管理与控制。

    3.2各部门和单位负责本部门和本单位记录的管理与控制。

    3.3实施记录的有关人员应按规定填写记录，并对记录的真实性、准确性、及时性、充分性负责。

    4、工作程序

    4.1记录一般分为：

    a）与成本管理体系运行有关的记录；

    b）与成本水平和成本发生过程控制有关的记录。

    4.2记录表格的设计

    4.2.1成本部应组织有关部门和单位对本公司成本管理体系运行和成本水平以及成本发生过程的控制都需要建立哪些记录进行识别和策划，并提出《记录表格清单》。

    4.2.2成本部负责制定《记录表格设计规范》以确保全公司所有记录表格的统一性和规范性。

    4.2.3各部门和单位应依据《记录表格清单》，结合本部门或本单位、本专业和成本管理活动实际的情况，按照《记录表格设计规范》，自行设计记录表格。表格设计完成后，其表格的形式及内容应报成本部进行审查，经审查通过后，成本部应形成全公司的《记录表格样册》，各部门和单位应按样册规定的表式制备记录表格。

    4.2.4记录表格的修改应执行4.2.3条规定，并调整《记录表格样册》，作废的记录表格应全部收回。

    4.3记录的标识

    4.3.1记录应有唯一性的准确标识，以保持可追溯性。各部门和单位应按以下编号规则正确实施记录的编号：

    例：《文件发放登记表》的编号为：××3.4.2-01其中：××——××机械制造有限公司；3.4.2——CCA2102：2005成本管理体系标准条款号；01——第1号记录表。

    4.3.2记录的名称应准确概括其活动内容，不得重名，各部门和单位在策划和设计表格时应予以注意。

    4.4记录的填写

    4.4.1各部门和单位实施记录的人员应认真填写记录，确保理解记录表格中所要求的填写内容，字迹应清晰可辨，所记录的活动应真实、数据准确、记录完整、全面、充分、记录的传递、送达和收取应做到及时。

    4.4.2记录的填写不得涂抹、省略。

    4.4.3记录不许修改，但可勘误。

    4.5记录的贮存

    4.5.1记录的贮存应有适宜的贮存条件，做到专柜存放，专人管理，并建立《记录保管台帐》。

    4.5.2记录的贮存应有防潮、防盗、防火、防霉烂、防虫蛀等措施。

    4.6记录的检索

    4.6.1对归档保存或以其他方式保存的记录应进行编目和分类，便于检索，查阅时应易查找，借阅时应办理借阅手续。

    4.6.2当公司外部组织（包括：政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等）要求提供记录时，应在商定的期限内按时向其代表提供所要查阅的记录。

    4.7记录的保护

    各部门和单位应保护好记录，妥善保管，确保不丢失、损坏和变质。

    4.8记录的保存限www.fangchanshe.com期

    4.8.1上级有规定或有要求的按上级规定或要求的保存期限执行。

    4.8.2供方的评价记录应保存到与其终止合同为止。

    4.8.3成本管理体系运行的记录一般保存3-5年。

    4.8.4与会计有关的记录按会计制度执行。

    4.8.5记录具体的保存限期应由成本部根据本公司产品特点、法规要求及合同要求另行规定。

    4.9记录处置

    成本部对已超过保存期限或已作废的记录，应及时收回并销毁。销毁时应办理审批手续，做好记录，按规定的方式和程序进行销毁，并注意防止保密内容的泄露。

    4.10国家及行业规定的记录表格，应按其有关规定执行。

    5、相关/支持性文件

    5.1《记录表格设计规范》

    6、记录

    6.1《记录保管台帐》

    6.2《记录表格清单》

    6.3《记录借阅登记表》

    6.4《记录表格的建立和修改审批表》