物业公司提供给住户的文件管理控制程序

公司程序文件版号: A

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EJ-QP 6.4物业公司提供给住户的文件管理控制程序页码: 1/2

1.目的:

对提供给住户及住户管理机构的文件的制订、审批、传送、查阅实施控制。

2.适用范围:

适用于公司对所管理的小区向住户提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2 ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1日常管理业务中需要提供给住户的文件由各相关部门制订。

4.2新的物业项目入住时的住户公约等文件由经营管理部或由副总经理指定人员负责制订。

4.3管理者副代表负责对住户提供文件进行规范性审查。

4.4管理者代表负责提供给住户的文件的审批。

4.5综合办公室负责提供给住户的文件的发放工作。

5.工作程序:

5.1提供给住户的文件的制订:

5.1.1各相关部门在管理业务工作中需要向住户发出文件时,主要是指维修、管理需要住户配合时;制订或修订有关规章制度需要告知住户时;需要召开产权人会议时;需向住户发出临时通知时,各相关部门负责文件的起草。

5.1.2根据物业管理方案和合同的要求,每年由经营管理部应对上年物业管理费用的收支作出总结,并制订本年的管理工作计划。

5.1.3新承接的物业项目,总经理应指定项目小组或特定人员在住户入住前应准备住户公约及其它管理文件。详见EJ-QP3.2《物业的入住管理》。

5.2提供给住户文件的审批和标识:

5.2.1各相关部门完成文件起草工作后,由管理者副代表进行审查、批准。

5.2.2文件审批后由综合办公室进行打印、标识,并登记在《文件/资料一览表》上。

5.3提供给住户的文件的发放:

5.3.1文件经过审批打印后,各相关部门加盖部门印章之后进行发放。

5.3.2会议通知、整改通知、收费通知等涉及到全体住户的文件可通过信箱分发,也可通过张贴方式通知住户。

5.3.3管理工作报告或费用收支情况等应提供给全体住户及其代表机构,可在开会时在小区宣传栏公布。

5.4文件更改:

5.4.1提供给住户的文件发生修改时,必须经原审批人复审,发放给住户时需要声明旧文件作废。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《文件/资料一览表》EJ-QR-QP6.4-01