如何进行物业创优

评选优秀示范小区(大厦)是政府各级主管部门评定的最具权威的荣誉,也是政府推进物业管理企业规范管理的最有效的措施。一个企业创优达标情况如何,最能体现该企业的管理服务水平和企业创品牌意识。企业参与创优活动后,该如何进行创优活动?

一、确定创优目标,成立创优小组。
做到上下重视、全局一盘棋。企业要把创优活动当作企业上台阶,提高管理手段、管理水平的重要战略步骤之一;树立管理服务的长远目标:市优、省优、国优,通过推行标准化的管理服务手段,而不断增强企业核心竞争力;企业领导应适时组织成立创优小组、全力支持推进创优质服务的活动开展,涉及具体费用的,应及时予以解决;

二、内部动员、岗位分工。
鼓士气、把创优活动当作企业经营和发展的大事。提高企业员工对创优活动的认识。充分调动员工积极性、增强企业凝聚力和荣誉感;明确岗位分工、交叉管理。即不同岗位之间相互有分工、有配合、有检查、有执行、整改及时,做到环环相扣。

三、协调组织、计划推进。
成立创优小组后应明确各成员职责,做到既有分工又有协作。如涉及费用问题、与开发商、业主委员会沟通问题、组织操作层员工贯彻、检查发现、如何改进问题都应进行明确具体的人员,并列出详细的时间动态计划安排。
企业开展创优活动后,根据《全国优秀物业管理示范住宅小区标准及评分细则》对照检查时,另一方面也可从项目软件方面、硬件方面对项目进行自查和发现,及时整改,及时落实。创优整改包括硬件设施的整改和创优资料的完善:

软件方面:
一、日常管理服务是否到位;
二、岗位责任明分工,制度规范要齐全;
三、日常管理服务标准是否保持和贯彻一致;
四、管理和服务细节、过程和结果,发现不合格事项处理;
五、项目管理数据要清楚,小区管理资料、信息、档案的建立、使用、管理。
六、顾客投诉的接受和处理;
七、有无存在管理和服务盲区;
八、各岗位考核机制要齐全,考核制度有落实;
九、管理服务过程有痕迹,重点体现在日常记录;
十、应急措施要明确并具操作性;

硬件方面:
一、项目外观要完好、整洁;
二、楼宇内部整洁、有序、安全、无违反装修管理和消防管理法规的乱搭、乱建、乱改等违章行为;
三、设施设备是大项,维护、使用、管理要完善。各类公共设施、设备使用功能保持良好的工作状态;
四、机房环境和设备表面维护管理应做到整洁、干爽、无灰尘、无锈迹、无脱漆、无虫、无鼠害;
五、消防系统配置齐全,标识清楚完善,消防疏散通道畅通;
六、二次供水系统、水池、水箱的清洁、消毒以及煤气管道、电梯等设施设备的安全防护措施一定要到位;
七、无卫生死角;
八、环境绿化美化效果;
九、公共秩序的防护设施完好齐整、治安、交通标识齐备、设备先进完善;

创优资料的整理主要为以下几大块:
一、项目产权资料;
二、竣工验收资料;
三、图纸移交资料:
四、管理公司成立登记资料包括:
五、业主委员会成立与活动资料:
六、公众管理制度:
七、所有内部管理标准作业规程;
八、所有内部管理的日常质量记录;
九、员工绩效考评结果记录;
十、 所有的住户投诉记录;
十一、所有的住户回访记录;
十二、所有的住户报修记录;
十三、所有的住户意见征集记录;
十四、所有的管理处对外通知、通知记录;
十五、财务损益表;
十六、所有的对外委托合同书;
十七、所有的员工培训记录;
十八、所有的员工岗位、职称证书、和员工档案;
十九、小区业主、住户档案;
二十、所有的住户装修管理档案;
二十一、政府相关部门出具的无治安案件、火灾事故证明书;
二十二、所有社区文化记录;
二十三、所有的电梯年检、二次供水检疫、卫生消杀检疫证书;
二十四、所有的标识复印件;
二十五、所有的多种经营资料;
二十六、政府、住户、上级公司、外界对管理处工作的评价资料,以及其它应提供的资料、记录等。

所有资料应充分体现完整无缺,体现规范管理服务。创优活动并已得到业主委员会的支持和配合,大多数业主住户知哓和理解