ISO9000文件-物业的入住管理程序

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    EJ-QP 3.1  物业的入住管理                            页 码: 1/3

    1.目的：

    使管理人员明确住户入住的工作步骤，准确无误地办理手续，确保住户及时顺利有序地入住。

    2.适用范围：

    适用于经营管理部办理住户入住手续（包括产权人或单位变 更的入住）。

    3.引用文件：

    3.1质量手册第4.8、4.9、4.10章

    3.2 ISO9002第4.8、4.9、4.10章

    4.职责：

    4.1经营管理部主任根据工程维修部对房屋接管验收情况安排入住工作。

    4.2物业管理员准备各种文件资料为住户办理进住手续。

    4.3收费员根据工作内容准备各种收费文件向住户收取物业管理费用。

    4.4看房员根据工作内容准备每套房钥匙。

    5.工作程序：

    5.1入住前工作：

    5.1.1经营管理部主任接到副总经理的可办理入住通知后，召集本部工作人员与工程维修部召开联合会议，了解房屋现状，包括施工遗留问题、正在整改部位及待整改内容详见《整改通知书》，并索取“房屋平面图”及“小区平面图”。

    5. 1.2经营管理部主任与物业管理员到开发营销部门了解房屋产权归属，并索要《房屋分配单》样票。

    5.1.3经营管理部主任带领本部门人员到入住现场考察。确认管理用房，熟悉栋号。

    5.1.4经营管理部主任，根据了解的情况，安排本部门工作人员,各工作人员准备入住手续所用的各类资料、表格。

    5.1.5在综合办公室配合下，布置管理用房，张贴办公指引标识及欢迎住户入住等标语。

    5.1.6零星入住的住户由经营管理部看房员负责接待。

    5.2入住手续：

    5.2.1住户持《房屋分配单》来办理手续时，物业管理员向住户索取《房屋分配单》、购房合同正本、购房结算清单及住户的身份证、户口本。检查《房屋分配单》与购房合同上的房屋面积、房号是否一致。通过购房结算清单检查房屋设施费用是否交清,确认后将购房合同正本退还住户。

    5.2.2确认上述程序后，物业管理员在《房屋分配单登记表》上进行登记，向住户发放《住户须知》，当场请住户填写《住户登记表》，并检查填写内容与身份证、户口本是否一致。

    5.2.3物业管理员通知看房员带齐该房全部钥匙并带领住户对房屋设施状况、设备、数量进行清点，对钥匙逐一试用，并检查热水、冷

水、电表、燃气表底数，一并填入《房屋设备明细表》。

    5.2.4住户执行5.2.3程序时，收费员将住户姓名、房号、面积请综合办公室人员输入电脑，打印出《物业管理委托服务收费表》，并核对表上金额;物业管理员填写《物业管理委托合同》。

    5.2.5住户完成5.2.3程序后，收费员向住户收取费用，并开具票据，再将收费表盖章后移交物业管理员。

    5.2.6物业管理员收齐《房屋分配单》、《购房结算清单》、《住户登记表》、《房屋设备明细表》、《物业管理委托服务收费表》，核实无误后，与住户签订《物业管理委托合同》。

    5.2.7合同签定后，物业管理员通知看房员将住户钥匙如数交与住户，并请住户在《房屋设备明细表》上签字。

    5.2.8如住户要装修由物业管理员陪同住户到工程维修部,向工程维修部工作人员介绍情况，接洽装修之事。

    5.2.9完成上述程序后，物业管理员及时将住户资料建档归案，并综合办公室输入电脑。《物业管理委托合同》一份存在经营管理部,另一份由收费员与所收费用一起交予财务部。

    5.3房屋产权单位（人）更改（买卖）后的入住手续执行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配单》应调整为《产权证书》。

    5.4对于在ISO9002质量保证体系运行前已入住的住户,物业管理员应保留其原有的文件。

    5.5在执行本程序全过程中,工作人员言行应执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

    5.6在ISO9002质量保证体系运行前签定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;运行后签定的合同名称为《物业管理委托合同》。

    6.支持性文件与质量记录:

    6.1《住户登记表》               EJ-QR-QP3.1-01

    6.2《房屋分配单登记表》         EJ-QR-QP3.1-02

    6.3《房屋设备明细表》           EJ-QR-QP3.1-03

    6.4《物业管理委托服务收费表》   EJ-QR-QP4.13-03

    6.5《物业管理服务规范行为》     EJ-WI-QP8.1-01`

    6.6《物业管理服务规范用语》     EJ-WI-QP8.1-02

    6.7《整改通知书》               EJ-QR-QP4.9-05

    6.8《住户须知》

    6.9《物业管理委托合同》