文件和资料的管理程序

文件和资料的管理程序

1.目的

对公司文件和资料进行规范化管理、控制，以满足规定的要求。

2.适用范围

2.1本程序适用控制公司物业管理中如下文件:

A.政府法规、法律、标准等外来文件；

B.程序文件；

C.作业指导书；

D.公开文件；

E.技术资料。

3.引用文件

3.1质量手册4.5文件和资料的管理。

3.2ISO9002标准4.5文件和资料的管理。

4.职责

4.1程序文件由ISO9000工作小组负责制定,并由相关授权人员批准，作业指导书由各职能部门编制，报经理批准。

4.2ISO9000工作小组负责质量手册、程序文件和作业指导书的发放修改和控制。

4.3物管部负责政府法律、法规、标准等外来文件和技术资料的接收和借阅。

5.程序

5.1文件和资料的编制和存档

5.1.1程序文件由ISO9000工作小组组织编制，管理者代表审核后，报总经理批准。作业指导书由各职能部门归口编制，部门经理批准，公司质量体系文件原件由ISO9000工作小组存档保管。

5.1.2国家法律/法规、专业技术标准等外来文件和技术资料由物管部统一接收存档。

5.1.3公司文件由各职能部门编制，部门经理批准，存档在各职能部门。凡是以物业管理公司名义对外发放的文件，必须填好发文审批单由总经理或副总经理审批并盖章。

5.1.4物管部负责存档文件和资料分类、编目、登记、上柜。

5.2文件和资料的发放

5.2.1公开文件由各职能部门发放,并填制公开文件发放登记表。

5.2.2 ISO9000工作小组负责编制《质量体系文件清单》和《质量体系文件发放登记表》，经管理者代表批准后发放。

5.2.3物管部负责编制法律、法规、标准等外来文件目录清单，经部门负责人审批后发至各部门。

5.2.4工程部编制技术资料目录清单，经部门负责人审批后发放至各部门，并负责借阅管理。

5.3文件和资料的借阅及归还。

5.3.1各部门需借阅文件和资料时，应填用《文件/资料借阅登记表》、经部门经理批准后，方可办理借阅手续。

5.3.2归还借阅资料时,借阅人应如数归还资料,经管理员清点无误后,在《文件/资料借阅登记表》注销。

5.4文件和资料的更改。

5.4.1 文件需修改时，各相关部门提出修改申请，说明建议修改内容，经原审核批准的人员审核批准，并按照5.2文件和资料的发放程序予以发布，同时收回作废文件集中销毁。

5.4.2作废文件原件加盖“作废”章后，由物管部、ISO9000工作小组存放于过期档案柜。

6.支持文件和质量记录。

6.1外来文件清单

6.2公开文件发放登记表

6.3质量体系文件发放登记表

6.4深圳融发物业管理有限公司发文审批单

6.5文件/资料借阅登记

6.6质量体系文件清单

6.7 文件修改申请表