业主入伙是物业管理正式运作的开始，也是整个物业管理活动中最难的一步。物业开发和销售过程中的诸多问题都会在入伙期间表现出来。因此，入伙工作处理得好，物业建设的很多遗留问题就会得到妥善解决，否则，就会为以后的管理工作留下隐患，易引发纠纷和争执。管理处在入伙期间与物业建设单位及业主的协调主要表现在以下几个方面：
1．管理处与物业建设单位及业主协调的基本原则
物业建设单位是管理处的委托方，业主是管理处的服务对象和顾客，管理处在两者之间起一个中介和桥梁作用。因此，管理处的角色是一手托两家，左手托着物业建设单位，右手托着业主。对于两个独立的主体，管理处都应尽心尽力地为他们服务，设身处地地为他们解决实际问题。在遇到两方主体发生矛盾时，管理处应站在客观、公正、公平的立场上处理问题，尽量予以协调解决，弱化矛盾，使大事化小，小事化了。总的处理原则是：“一手托两家，两手都要重；不偏又不倚，息事又宁人”。
2．管理处在入伙期间与物业建设单位及业主协调的内容
管理处在入伙期间需要与物业建设单位及业主之间协调的事很多，涉及到物业入伙的方方面面。主要有以下几点：
(1)管理处对业主验房时发现问题的处理
虽然经过竣工验收和接管验收，但业主在入伙验房时仍会发现很多问题。对业主验房发现的问题，管理处应认真记录，及时提交给物业建设单位由物业建设单位督促施工单位及时整改。管理处应建议物业建设单位在一定时间内(如3个月、6个月)留一支施工队伍专门从事业主房屋的整改工作。
(2)管理处对水、电、气不能及时开通的处理
物业入伙时，往往会由于众多原因，导致水、电、气不能及时开通，影响了业主的生活。对此，管理处一方面要向业主做出解释，并表示歉意；另一方面要督促物业建设单位或管理处自己向有关部门协调，以便尽快解决水、电、气开通的问题。
(3)管理处对物业延期入伙的处理
对于延期入伙的物业，管理处应根据情况给予区别对待。一是既然已经延期入伙，那么物业建设单位在入伙时就要把好物业质量关。在正式入伙之前，管理处建议物业建设单位要把道路及周边环境整治好，各种验收证件准备齐全，为业主入伙提供一个良好的环境；二是对于延期入伙的物业，管理处尽量向业主做好解释工作，争取得到业主的谅解；三是对于入伙时间被长期推延的业主，管理处建议物业建设单位根据实际情况给予一定的补偿。
(4)管理处对售楼时所作承诺不能兑现的处理
现在物业建设单位一般都委托专业的物业代理公司进行物业销售。在物业销售过程中，代理公司或个别销售人员为了售房往往会做出过分的承诺，而且这些承诺大多数情况下是缺乏实据的口头承诺。对于业主而言，买房的同时，也就是买一种承诺，特别对于初次买房的人。因此，在人住时，业主一旦发现当初的承诺不能兑现时，就会大发牢骚，甚至有过激的行为。对此，管理处要向业主做出耐心的解释。管理处在处理此类问题时，一切要以国家的政策、法规和售房合同以及业主公约为准则。
(5)管理处对不具备入伙条件物业的处理
对于不具备入伙条件的物业，管理处要建议物业建设单位延期入伙，等入伙条件具备后才予入伙。如果物业建设单位一定要强行入伙，管理处一方面要代表物业建设单位向业主做出解释并表示歉意，另一方面应督促物业建设单位加快整改的速度，同时加快办证速度。对某些情况下确实不能很快解决的问题，如消防的验收，物业建设单位或管理处可与消防主管部门协商，由消防主管部门开据“可以人住，继续整改”的有关证明。
(6)管理处对业主拒收房屋的处理
管理处首先要弄清业主拒收房屋的真正原因，并针对原因做出具体的处理办法。如果是业主因为个别小问题而导致情绪上的排拒反应，管理处一方面应向业主做出耐心解释并做好安慰工作，另一方面应督促物业建设单位及时整改以满足业主的要求。对于重大问题，管理处不能单独解决的，应及时将问题提请物业建设单位并和物业建设单位共同解决。物业建设单位可以根据实际情况，采取赔偿、减免、赠送、让步、诉讼，甚至退房等处理措施。
(四)管理处在物业入伙后期在物业建设单位和业主之间的联络
物业入伙大约半年后，物业建设单位在物业管理中的作用越来越小，与物业管理单位的联系也越来越少，但物业的很多项目仍处于保修期内。此时，业主如因故要找物业建设单位，管理处应代为联络。第一种方式是管理处向业主提供物业建设单位该项目负责人的姓名、联系地址和联系电话，由业主自己去与物业建设单位联系；第二种方式是由业主提出书面报告，由管理处转交物业建设单位；第三种方式是由管理处就有关情况写出书面报告，请物业建设单位予以协调解决。
三、管理处与专业公司的协调 专业公司是指管理处聘请的，专门从事物业管理专业工作的公司，如清洁公司、电梯公司、保安公司等。管理处可以将物业管理的一些专业项目以外包的方式委托给专业化的公司进行管理，如将清洁卫生工作委托给清洁公司管理，将安全保卫工作委托给保安公司管理，等等，但管理处不能将管理项目全部委托给另外一家物业管理公司。管理处与专业公司的协调表现在两个方面：一方面管理处对专业公司的工作给予积极的支持和全面的配合；另一方面监督专业公司使其按管理处的要求和合同要求进行专业化管理和运作。
四、管理处与业主的协调 管理处与业主的协调是管理处的日常工作。管理处与业主的协调主要表现：一是提高物业管理的服务质量，获得业主的支持；二是对业主的投诉予以足够的重视，并尽快给予解决；三是对业主的特约服务尽量予以满足，给予业主人性化的关怀；四是妥善处理好业主与业主之间的纠纷，等等。
五、管理处与业主大会的协调 (一)管理处协助业主大会的召开
召开业主大会之前，管理处应不厌其烦地通过多种渠道协助业主委员会通知所有业主，增强他们的参与意识和主人翁意识，使业主大会的召开更具有代表性。同时通过业主大会的召开，增加与业主的联系和交流。
(二)重大管理事项报业主大会批准
在业主大会召开之前，管理处应就年度工作计划、物业管理的收支账目、维修基金的使用情况等重大事项拟好书面报告，在业主大会上宣读，经过业主大会审议通过后执行。
(三)接受业主大会的监督
管理处在业主大会上公布物业管理费和维修基金的收支账目、宣读年度工作计划等重大管理事项，接受业主大会的监督，接受业主的质问、咨询和监督。
六、管理处与业主委员会的协调
(一)推荐优秀人士参加业主委员会委员竞选
业主委员会的组成及运作情况，对管理处而言显得特别重要。由于目前业主委员会的运作体系还不太成熟，所以有时就会出现选举出来的业主委员会成员素质低下、不具有代表性等情况，他们对物业管理不支持、不配合，考虑更多的是个人利益而不是全体业主的利益，甚至无理由地要炒掉物业管理公司。因此，在选举业主委员会的时候，管理处应向业主推荐一些热心公益事业、责任心强、有一定空余时间的业主参加竞选。同时，管理处也应主动出面。动员一些优秀人士参加业主委员会竞选。这样选举出来的业主委员会综合素质高，具有广泛的代表性，对物业管理又配合，管理处各项工作的开展也就得心应手了。
(二)日常重大管理事宜请业主委员会参加
管理处在日常工作中，在决定较重要事项时，应邀请业主委员会参加，征询他们对物业管理的意见和建议，以便改进物业管理，同时也可加强与业主委员会的联系和沟通。
(三)经常联系、协调沟通
管理处应加强与业主委员会的联系，在逢年、过节等重大活动时，管理处可派人上门表示慰问，感谢他们对管理处工作的支持与配合。此外，在召开社区文化活动时，也可邀请业主委员会参加。管理处处理好与业主委员会的关系，就为处理好与业主之间的关系奠定了一个良好的基础。
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