9、 与时间紧密相关的分项资料，如社区文化记录、业主委员会成立过程记 录、员工花名册等，应按由近到远的时间顺序装订，以方便考评人员查找。
四、硬件准备
硬件是指软件运行的环境，包括楼宇建筑及配套设施、设备等。创优达标不是朝夕能完成的，尤其是一些硬件方面的要求，很难在较短的时间内完成，故创优项目必须提前准备，从日常做起，按高标准进行必要的管理。创优达标硬件准备是在项目接管后，依照国优标准及企业规定对项目的硬件进行整改、完善、维护及管理的工作。下面阐述的硬件准备是指确定创优项目后，企业在日常管理基础上，对硬件加以提高和改进的工作。
（一）全员参与，周密计划
硬件准备是庞大而复杂的工作，要求参评项目负责人在整个整改、完善过程中，充分发挥领导艺术及沟通协调才能，动员所有员工自觉的参与硬件准备工作。为了达到预期的目标，项目负责人应做到：
1、 具有全局观念。在创优达标的硬件准备工作中，应在对物业管理工作全面了解的基础上，通盘考虑，统筹安排，防止疏漏和顾此失彼。
2、 加强计划性。在企业内部初评后，根据缺陷的数量、整改难度等，分清轻重缓急，制定出详细的整改完善计划，按计划、有步骤地抓好落实。
3、 注意跟踪检查、督导。在计划实施的过程中，应定期跟踪检查，发现
问题要及时了解情况，分析原因，制定改进措施，并督促相关单位和部门整改。
（二） 实施的细节与注意事项
国优标准对硬件达标的要求作了总体的描述，在此，仅对共用设施设备管理的实施细节与注意事项加以说明：
1、 共用设备。共用设备包括供电、给排水、电梯、消防、治安监控等设施设备。在硬件准备中，首先应检查共用设备能否正常运行，这是创优考评中的重点，也是创优硬件准备工作的重点。其次是检查设备设施安全防护措施是否齐备。例如：设备运行环境（温度、湿度等）是否符合要求；配电系统接地是否可*；设备房内配备的消防设施在数、质量上是否足够；水池、水箱入孔和通气孔有否安沙网等。再次是检查设备房的环境。包括设备房内无杂物；地面墙面平整；通风满足要求，设备油漆完整、无锈迹；标识、标牌清晰；管理制度、操作规程上墙；配电房、水泵房和消防中心等绘有系统图等。
2、供电设施设备。供电设备包括大厦进线高压电缆、高压环网柜、变压器、低压配电柜、电缆、发电机等；供电设施包括配电房、电缆井、发电机房等。
（1） 配电房
A、 防鼠措施。挡鼠板50cm高，表面光滑，材质坚硬。电缆穿墙孔应规则，并用防火材料封闭。
B、 防水措施。电缆沟内没有积水。配电房若地势较低，应在门口建门槛，可代替防水挡板。
C、 防虫措施。对于有窗通往室外的，应有细纱窗。
D、 防火要求。配电房房门为甲级防火门并配有闭门器，防火门可自动关闭。在易于发现和提取的位置配有灭火器（适用于扑灭电器火灾）和CO2灭火系统。
E、 机房。整洁，无杂物；地面、墙面平整、干净；高压、低压操作工具摆放整齐、有序。
F、 配电柜。柜面清洁无灰尘，指示灯指示正常，开关状态正确，联络开关机械连锁、电器连锁工作正常，柜门关闭严密，抽屉式开关柜要求推入或拉出灵活，其机械闭锁可*。柜内无明显灰迹，各连接件螺丝紧固，电缆标识正确，母排绝缘层完好，项序标识正确，各计量表（电能表，电流表，电压表）计量正确。电容补偿柜工作正常，功率因数0.90以上。
G、 标识正确。配电房有标识，设备编号与设备统计表中一致，开关柜功能标识正确，指示灯标识正确，附属工具有标识，有高压危险标识，配电房有高压系统图、低压系统图。
H、安防。配电房接地排呈环状，安装要“横平竖直”，油漆黄绿相间。配电柜柜体接地良好，配电柜前后铺有绝缘胶皮。
（2） 发电机房
A、 机房环境。机房环境整洁，无灰尘；发电机无锈迹、脱漆，有防噪音措施。
B、 发电机。转换开关处于自动状态；发电机手动、自动可以启动；无漏油、渗油和漏烟现象，运转时各指示仪表指示正常。
C、 安全防护。喷雾（CO2）系统正常，配备灭火器（可扑灭油、电器火灾），油箱底部有沙池并有干沙。
创优项目通过以上方式对标准加以理解，确保项目的硬件环境能够达到相关要求，以保证硬件准备工作的完成。
五、迎接考评组
（一） 接待工作
接到考评的准确时间通知后，企业的主要领导应率领相关工作人员提前到达考评现场迎候考评组。
1、全体受检人员着装要分工种统一，佩带工作证，仪容端庄，精神饱满。
2、接待、汇报现场的布置要求做到整洁、明亮、宽敞、舒适，能够烘托出创建的氛围。
3、考评组到达后，接待要热情，礼节礼貌要周到。
（二） 汇报工作
汇报工作包括落实汇报人员、提供汇报材料等。
口头汇报通常由项目主要负责人担任。负责口头汇报的人员，要求十分熟悉项目的管理运作情况和创建的全过程。汇报时要语言流畅，条理清楚，突出重点，控制好时间。切忌照本宣科，吞吞吐吐。
提供的汇报资料一般包括项目创建工作情况汇报材料、创优方案、创优达标资料总目录等，一式10~15份为宜。另外，制作装订要求外观精致、美观，内容实在、精练、准确，排版规范，字迹清晰。
（三） 现场陪同
现场陪同是指受检企业为保证检查工作顺利进行，安排管理和技术人员陪同、引领、配合考评组进行现场考评。企业现场陪同人员应注意：
1、 分清主次。陪同人员应配合检查人员而不是引导检查人员检查。
2、 准确分工。针对检查人员专业分组情况，确定相关专业人员陪同并携带相关物件。
3、有问必答。陪同人员在陪同过程中，应准确记录考评人员检查中所提到的问题。对考评组要有问必答、有理有据、切合实际，切记不可避重就轻或信口开河。
（四） 考评情况汇总
一般情况下，现场检查结束后，考评组要向受检单位通报考评情况并提出希望和要求。此时，应安排人员进行记录。对考评人员指出的问题，必要时可适当进行解释，同时要明确表态，对考评组指出的问题提出具体的整改措施和完成整改的时限。
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