创优达标的操作程序
一、前期介入
企业在制定年度工作计划和工作目标时，应通过权衡企业所能提供的资源和在管项目的自然条件，确定是否参加当年的创优考评和选择几个项目进行创优达标。从而未雨绸缪，预做准备。
（一） 参评项目的选择
一般来说，选择参评项目主要应考虑以下因素：
1、 委托方的要求。如果委托物业管理合同中约定要创建达标且项目自然条件符合申报要求，就必须进行创建达标。
2、 企业规范管理、提升品牌的自身要求。如果企业希望通过参加创建达标提升管理水平，提高企业知名度，就应选择项目参与创建考评。
3、企业在管项目中如有基础条件好、符合申报条件的，应积极参加创建考评活动。
（二）企业调配资源
企业要达到预定的创优目标，必须配备相应的资源，包括组织资源、人力资源、财力资源、物资资源等。企业只有充分、合理地调度和利用资源，才能使其发挥最大功效。其中，确定创建主要负责部门是有效调配资源的关键。要作好调配资源工作必须注意以下几点：
1、 领导重视
企业领导对创建达标工作关注、支持、指导的程度关系到创建达标的成效。因此，企业主要领导应在创建的各个阶段予以高度重视，并要求机关相关部门经常到参评项目现场检查、指导，确保创建工作按计划进行。
2、 组织保证
为了加强对创优工作的领导，企业应成立由公司领导挂帅、机关有关部门负责人和创优项目负责人共同参加的创优领导小组；并指定一个部门作为创建主要责任部门。各参评项目亦应相应建立以负责人为首的创建工作小组，明确分工，责任到人。至此，企业便形成一个完整的系统工作网络，从组织上保证了创优工作的顺利进行。
3、 人员培训
创优达标几乎涉及到参评项目管理服务工作的全部内容，必须对员工进行贯彻标准培训，让每位员工都清楚创建的目的意义，明确创建达标的任务和要求，了解考评标准的内容及本人在创建工作中担任的角色。只有把全体员工的积极性、创造性充分调动起来，创建达标工作才有坚实的群众基穿
4、 激励机制
创优达标工作具有时间紧、任务重、标准高、要求严的特点。为了确保创优达标目标的顺利实现，企业可采用相应的激励机制，如把创建工作成果与员工职位升降和奖金双挂钩等。尤其是进入项目初评阶段后，对整改的项目，要落实责任部门、负责人；对整改时间、整改效果作出明确规定并进行控制。这样，才能有效地激发各级组织和全体员工的创建热情和积极性。
（三）申报注意事项
1、 注意收集申报信息。
一般情况下，政府行业主管部门会在每年年初就当年的创优考评工作发出通知。企业可根据通知要求进行申报，并主动与行业主管部门取得联系，了解当年考评工作安排，以免因信息不灵而漏报。
2、 填写、呈送申报表。
企业确定参评项目后，应到政府主管部门领取申报表，并按照规定的时限填写报送到指定的接收部门。
3、 跟踪申报结果。
政府部门收到创优申请之后和组织检查考评之前，会对企业及申报项目的资格进行审
查，确认参评资格。企业应注意跟踪资格确认结果。
4、 逐级申报。
企业的申报程序是由低级向高级进行的，一般来说，应从区优起步，每通过一级考评验收后，再申请参加高一个级别的达标考评。
二、内部评定
在确定创优项目之后，企业应当立即组织相关部门和人员对其进行全方位的综合检查，对创优项目进行初次评定。
（一） 项目内部初评
初评应该是有计划进行的。内部初评时应明确以下几点：
1、 选用初评标准。内部检查考评应参照新颁布的国家示范小区标准，同时结合本企业的检查标准进行。
2、 明确牵头部门。由牵头部门负责组织初评的实施，包括检查评估的时间、参加考评的人员、检查的内容、顺序、考评结果的汇总等。
3、 选定检查人员。为了保证内部初评的质量，应从各专业选抽具有足够专业知识和丰富实践经验的人员参加检查。
4、 细致分组检查。一般分为：软件组（文件、资料、档案、培训等）、环境组、设备组（强电、弱电、电梯、锅炉等）、财务组。分组原则是：细致分工，宁重不漏。
5、 参评项目配合。受检单位应组织人员引导和陪同检查组进行检查，并认真做好记录。
6、提出整改方案。现场检查结束后，应以会议的形式，由各检查小组汇报检查发现，针对问题分析原因，提出整改意见；由初评牵头部门汇总意见并形成书面报告，提交给企业领导和受检单位。
（二） 项目持续改进
从项目初评到缺陷整改，其过程的长短和效果的优劣是由企业实力决定的。检查人员的水平、能力和态度决定着发现问题的数量和频次，而企业资源则决定着缺陷的整改程度及结果。在整改过程中应考虑以下问题：
1、 整改效果。整改效果并非单指实际效果，还应与检查标准联系综合考虑；可分三种：完全整改、部分整改、无效整改。这是缺陷整改前和提出整改方案时必须考虑的首要问题。
2、 整改时间。企业应考虑整改所需的时间，并尽量精确估计检查考评时间，使整改选择适当的时间开始和结束，能够达到事半功倍的效果。
3、 整改技术。对企业有能力解决的问题和无法解决的问题应及早分析、确认；在计划安排上，应先将本身无法解决的问题外委解决。整改中应注意控制成本、质量和工期。
4、 二次自查。整改工作要分清轻重缓急，全面展开。由于工期的不同，各责任部门和责任人都必须按时完成并保证质量。单项整改完成后，验收小组应进行验收。全部整改项目基本完成时，企业应再次组织内部检查考评。通过不断的检查和整改，促进项目的持续改进，直到符合标准的要求。
三、软件准备
完善软件和整改硬件构成了创优达标工作的主题，这两项工作贯穿于创优达标的整个过程，但在不同的阶段侧重点不同。前期准备阶段以软件为主，后期整改和巩固阶段以硬件为主。
软件是企业为保证管理、服务有效运行，维持物业正常运行而采取的行为。这种行为包括：收集资料、引用法规、编制制度、实施活动等。创优过程中软件准备主要是迎检资料的准备，即：将考评标准的全部内容转化成相关主题的资料。在这一过程中涉及到档案整理、制度编制、文件修订、表格制作、数据处理、图文记录等。
在准备迎检资料过程中应把握以下几点：
（一）资料整理人员的选择和培训迎检资料的编制工作量大、时间紧、质量要求高，因此，要在参评项目管理人员中选择文化程度高、文字工作能力强的同志专门负责迎检资料的编制工作。为了取得经验、提高效率、少走弯路，可将选定的人员派到已完成创建达标的单位现场取经，或聘请专家进行培训和指导。
（二）编制迎检资料总目录
迎检资料总目录象当于整个资料的纲，通过编制总目录，理出资料编制的线条，再根据目录逐项进行资料的收集、整理。编制目录时应考虑与参评项目的类型及相应标准的要求相一致。根据物业类型不同，为了能与考评标准相对应，建议将小区迎检资料的总目录分为8册；大厦的总目录分为9册。工业区的总目录可参考大厦总目录进行编制。总目录力求简练，分目录则应详细。制作目录的目的是便于检索。合理的目录能够保证资料整理工作的顺利进行，因此企业首先应注意目录的制作。
（三） 广泛收集资料
创优资料不仅涉及到物业管理的方方面面，而且涉及到物业规划设计、建设施工、交竣工验收阶段形成的资料等，范围广、数量大，完整收集难度大。因此，要充分发动相关部门和相关人员，积极配合，大力协作，力争把资料收集完整、齐全。
（四） 细心整理资料
对已收集上来的资料，要对照考评标准和总目录进行分类、编辑、整理、成册、归档。具体整理过程中应注意：
1、 电脑和软盘存储的创优资料应指定专人妥善保管，非指定人员不得随意拷贝和删除。
2、 应考虑人员变动因素，将创优工作向“格式”化转变，形成一套完善的资料保管系统，在人员发生变动的情况下仍能继续进行迎检资料的准备、更新工作。
3、 尽可能利用已有的档案资料和制度化文件（如ISO9000质量体系文件等），以减少文件资料的起草、复印量，节约时间和资源并保证清晰。
4、 正确识别考评标准中的硬件与软件检查范围，目录应与检查标准对应，突出检查的重点，覆盖所有检查点。
5、 分项目录应细分列项，可利用明显标识加以隔离，如彩色隔页纸或标签等。
6、 资料的打萤复印，要注意格式规范、清晰美观，不应有破损。
7、 在日常填写记录时，按表格设计要求及时、准确、全面、清楚填写。
8、 整理、装订时，要使用统一的资料夹，每一册封面要有标识，册内的资料装订要整齐、统一、美观。
[1] [2] 下一页
