嘉州花城创建四川省优秀文明小区资料目录

第一项 嘉州花城基础管理资料
一、 按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用（档案1——001）
1、 工程规划许可证
2、 施工许可证
3、 工程总平面图
4、 建设工程规划管理竣工验收合格证
5、 国有土地使用证
二、 办理接管验收手续（档案1——002）
1、 委托物业管理合同
2、 嘉州花城工程建设施工建档移交清单
⑴1—12幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料；
⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料（复印件）；
3、 商品房质量保证书
4、 嘉州花城房屋移交验收资料
5、 嘉州花城设施设备移交清单及档案资料
三、 由一家物业管理企业实施统一专业化管理（档案1——003）
1、 乐山花城物业管理有限公司企业法人营业执照（正副本）
2、 乐山花城物业管理有限公司组织机构代码证（正副本）
3、 物管企业资质证书
4、 乐山花城物业管理有限公司税务登记证（正副本）
5、 上级批文（文件）
四、 建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明（档案1——004）
1、 嘉州花城物业委托管理合同
2、 嘉州花城前期物业管理方案
3、 嘉州花城物业移交及实施意见
五、 购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确（档案1——005）
嘉州花城1—4期总户数为 1162 户，入住 户，入住率为 ，签定的前期物业管理服务合同为 份。（文件柜放置于 ）
六、 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定（档案1——006）
1、 乐山花城物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度
a） 代管维修资金的使用范围
b） 代管维修资金的来源和筹集方法
c） 代管维修资金的管理与使用办法
d） 代管维修资金的移交
七、 房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善（档案1——007）
1、 房屋使用说明书
2、 嘉州花城公共管理制度
⑴嘉州花城治安管理制度
⑵嘉州花城消防管理制度
⑶嘉州花城门卫管理制度
⑷嘉州花城机动车停车场管理制度
⑸嘉州花城非机动车管理制度
⑹嘉州花城装修管理规定
3、 政府有关文件
八、 业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责（档案1——008）
1、 嘉州花城业主委员会筹备工作资料
⑴关于嘉州花城组建业主委员会实施方案
⑵嘉州花城业主委员会资料（详见业主意见调查表）
⑶宣传业主委员会章程
九、 物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意（档案1——009）
1、 嘉州花城创优规划
2、 嘉州花城创优实施方案（附嘉州花城物业管理质量目标书）
3、 乐山市物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料
十、 小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准（档案1——010）
1、 员工手册
2、 文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范
3、 部门职责
⑴公司组织机构示意图（管理处机构示意图）
⑵员工手册
⑶管理处职责
⑷财务部职责
⑸护卫部内务条令、岗位职责
4、 部门工作程序、操作程序
⑴财务部管理制度
⑵客户服务中心工作程序
⑶工程部设备运行维修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各钟应急处理方案
A、 火警、火灾应急方案
B、 停电应急方案
C、 护卫部突发事件处理措施
5、 管理处综合管理制度
⑴值班制度
⑵回访制度
⑶档案管理制度
⑷原始记录、资料管理制度
6、 管理人员、员工考评细则
⑴管理人员考核细则
⑵财务管理人员考核细则
⑶维修人员考核细则
⑷清洁、绿化人员考核细则
⑸护卫员考核细则
⑹护卫部岗位目标管理考核办法
7、 护卫部培训日程、训练记录
8、 护卫知识考试资料
9、 嘉州花城管理处原始记录资料
⑴门岗值班记录
⑵监控中心值班记录
⑶紧急情况记录
⑷停车场车辆进出原始记录
⑸房屋装修管理记录
⑹装饰装修申请书、责任书
⑺值班记录
⑻回访记录
⑼维修派工单
⑽住户档案
⑾维修员值班记录
⑿设施设备巡查保养等记录
十一、物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规范，作风严谨。（档案1——011）
1、 花城管理处管理干部学历、职称、上岗证复印件
2、 花城管理处专业技术人员资格证、操作证
3、 护卫员上岗证
4、 员工劳动合同
十二、应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。（档案1——012）
1、 小区住户基本资料（备份文件夹类）
2、 小区物业基本资料
3、 办公文案
4、 各类管理制度、文件夹
⑴护卫类
⑵财务类
⑶管理类
⑷保洁类
⑸经营类
⑹人事类
⑺业主委员会
⑻运行维修表
5、 住户费用缴费统计资料
十三、物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。（档案1——013）
1、2004年3月—— 嘉州花城财务收支报告
2、向嘉州花城住户公布费用收支情况，资料照片
3、嘉州花城物业管理费用标准批复
4、嘉州花城缴费通知单存根
十四、房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。（档案1——014）
1、 总平面图
2、 共用设施设备及配电系统
3、 可视对讲、监控系统
4、 消防系统
5、 背景音乐系统
6、 光纤电视系统
7、 办公用设备
8、 各种警示牌、标识卡
十五、建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅方便。（1——015）
1、1——12幢住户档案
2、营业用房业主档案（含用户）
十六、建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理，有回访制度和记录。（档案1——016）
1、 值班制度
2、 回访制度
3、 管理人员值班记录
4、 维修工单存根及回单
5、 设备巡查记录
6、 护卫门岗值班记录
7、 主动征求业主对物业管理服务的意见和建议
十七、定期向住户发放物业管理服务工作征求意见，对合理的建议及时整改，满意率为92%以上。（档案1——017）
1、1——12幢业主200份《住户意见征询表》
十八、建立并落实便民维修服务，承诺制，零修急修及时率为98%，以上的返修率为2%，并有回访记录。（1——018）
1、 物管处工作程序（见工作守则）
2、 设备运行维修工作程序（见工作守则）
3、 嘉州花城物业管理质量目标
第二项 房屋管理与维修养护
一、主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。
二、无违反规划乱搭乱建，无擅自改变房屋用途现象。
三、房屋外观完好、整洁，外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。
四、户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置，保持整洁、统一、美观，无安全隐患或破损。
五、封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。
六、空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀。
七、房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。
1、 住户装修申请表、装修责任书（见业主分户档案）
2、 装修现场巡查记录表（见工程巡查记录）
第三项 共用设施设备管理 （档案3——201）
一、共用配套设施完好，无随意改变用途。
二、共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患，专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。
1、 设备运行维修工作程序
2、 设备巡查记录
3、 设备保养记录
三、室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。
四、排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。
五、道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。
六、制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道等公共照明完好。
1、 电室管理规定
2、 配电系统工作内容及操作程序
3、 路灯、楼道等公共照明设备完好

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