物业入住管理制度

1.1 制度内容

对客户入住过程中包括办理手续等各项服务进行管理

1.2 适用范围

对客户入住过程提供的服务工作的管理

1.3 管理标准

1. 入伙通知书注目的时间、地点、所需客户携带的证明材料名称详细、准确

2. 在协助客户收楼过程中主动、热情

3. 如客户的证明材料未带齐全,应备有替代的办法或能够主动向客户提出变更收楼时间的建议

1.4 工作流程

为了使客户服务助理熟知客户入伙程序流程,能迅速地办理客户入伙手续,特拟定如下入伙程序流程如下:

1. 销售部发出入伙通知书及客户移交单,按时带齐各类资料到物业管理处办理各类事项。

2. 到客户服务部办理手续。

客户应出示证明:

1] 本人身份证明的复印件。

2] 公司营业执照复印件。

若客户本人未能亲临,委托他人办理,被委托人应出示的印件:

1] 由客户本人签署的委托书原件,并加盖公章。

2] 被委托人身份证明复印件;客户本人身份证明 复印件。

客户服务助理应办事项:

1] 验明来客身份证明。

2] 将上述客户资料复印件存档。

3] 向客户发放“大厦质量保证书”、“大厦使用手册”、“用户手册”。

4] 协助客户填写“客户档案登记表”、“租户联络人”表格、“水牌制作申请单”并存档。

5] 客户服务部以物业管理处的名义和客户签署“防火安全责任书”、“管理公约”、“停车场租赁合同”(如又需要)。

3. 客户服务部与工程部同客户对其单元进行验收

1] 客户服务助理携带单元锁匙协同工程部与客户前往单元。

2] 工程部电工协助客户确认租用单元电表底数,并填写电表底数确认单,由三方签字确认。

3] 客户服务部和客户签字确认“单元设备核对表”、“用电量确认单”、“单元钥匙签收表”。

4] 若单元内出现工程质量问题,填写“遗漏缺陷工程申报表”,由客服部移交至工程部跟进处理。

5] 客户搬入大厦前,客户服务部负责召集客户

行政负责人向其介绍大厦内的主要设施及配套服务等情况,如有需要,请客户协助办理大厦客户卡。

6] 客户搬入大厦后,通知各部门给客户已入住。