物业管理手册：物业分公司职能部门设置

物业管理手册：物业分公司职能部门设置提要：行政人事部必要的工作职能1.1沟通与协调1)设置专责人员负责与管理公司物业管理部

物业管理手册：物业分公司职能部门设置

各物业分公司必须按本手册规定设置职能部门，因当地情况特殊，需要变更部门职能、部门名称或新增职能部门时，必须事先呈报项目所在公司审核、管理公司物业管理部批准。

本章节对行政人事部、品质部、财务部、管理处必须具有的职能作了规定。各物业分公司的组织架构及岗位设置必须遵守"责任清晰、设置规范、机构精简、运作高效"组织建设原则，可根据实际需要安排其它职能或设置其它职能部门（如工程部、物业部、经营部等），根据这些职能划分进行机构、岗位设置。如公司规模较小，可将部门职能设置在管理处，尽量精简机关的行政机构。

各物业分公司的体系文件应根据本手册规定，对组织架构、部门、岗位职责有更细化的描述和规定。

组织机构、部门及岗位设置须按本手册要求获得批准。

1.行政人事部必要的工作职能

1.1沟通与协调

1)设置专责人员负责与管理公司物业管理部、项目所在公司对接沟通与协调，及时传达相关信息。

2)负责建立并实施本公司内部员工的沟通与协调机制。

1.2目标、计划管理的落实

1)协助总经理编制本公司年度工作计划。

2)根据本手册中的计划管理要求落实业务工作计划在各部门各岗位的运用。

3)监督各部门、岗位计划实施效果。

4)监督各级主管人员对计划的考核情况。

5)协助总经理监督各部门责任目标完成情况，监控本公司责任目标完成进度。

1.3其它常规业务参考如下

1)制订并完善公司相关工作管理制度；

2)协助公司总经理规划并培育公司企业文化体系；

3)负责组织召集公司大会、行政办公例会及各项专题会议；

4)负责公司行政文件的拟定、登记、发放、归档及公司印章的保管和使用；

5)负责公司工商执照、资质等级的申办、年审、变更、补办、注销等工作；

6)负责公司车辆、办公设备、员工餐厅(公司机关)、员工宿舍等行政管理工作；

7)负责公司对外联络及宣传；

8)负责员工的招聘、入职、离职、人事异动；

9)负责对人力资源进行规划、预测、信息收集及数据统计；

10)负责员工档案的建立及劳务合同的管理；

11)负责公司员工考勤、工资、福利及保险管理工作；

12)负责公司行政档案、行政文书的管理。

2.品质部必要的工作职能

2.1建立、维护和改进公司管理体系

1)根据本手册要求协助总经理建立和细化各方面的文件，形成完整的体系文件。

2)落实体系文件在各职能部门、岗位中运行。

3)组织内部审核，协助总经理进行管理评审，具体配合物业管理部进行监督审核。

4)对于体系中发生的涉及管理公司物业管理部权限的问题应及时通过行政人事部向管理公司物业管理部反映。

2.2负责实施品质培训

1)编制总体培训计划并组织落实。

2)监督各部门、专业的培训实施情况。

3)对总体培训效果负责。

2.3负责质量监督与改进

1)根据本手册9.2要求落实三级检查机制，具体负责实施本公司月检，监督周检、日常检查实施情况。

2)负责总体质量统计分析，监督、指导各专业的质量统计分析。

3)负责纠正与预防措施的跟踪验证。

2.4方案的落实与调整

1)跟踪被批准的方案实施情况。

2)协助总经理定期评审方案的适宜性，以及对方案进行评审和调整。

2.5其它常规职能参考如下：

1)按照与公司签订的《目标管理责任制》的要求完成本部门责任目标。

2)负责本部门相关招标工作，参与非工程类的业务分包、供方的评价与选择。

3)负责定期分析顾客投诉信息，并组织重大投诉的处理。

4)负责组织顾客满意度调查工作。

5)负责搜集物业行业法规及其它信息并及时反馈。

6)负责组织公司创优评先活动。

3.财务部职能

3.1根据国家有关财经法规、政策、制度，制定公司财务管理制度和会计核算办法；

3.2按照与公司签订的《目标管理责任制》的要求完成本部门责任目标；

3.3负责组织编制公司年度收支预算计划；

3.4实行全面预算管理，组织和监督各项资金的收支情况，保障资金供给；

3.5按月、季、年定期编制会计报表并按季度编写财务情况说明书；

3.6定期开展经济活动分析，提出改进意见,为总经理决策提供真实可靠的会计信息；

3.7对公司各部门及下属基层单位进行财务监督和指导；

3.8负责经济合同的财务审核工作,参与供方的评价与选择；

3.9负责公司成本控制和管理，并定

期分析成本细项；

3.10负责组织经济合同的评审，建立合同台帐；

3.11办理现金收付和银行结算业务；

3.12负责公司采购的预、决算审核工作；

3.13负责公司固定资产与低值易耗品管理及清查工作；

3.14负责财务档案的管理工作；

3.15制订本部门业务培训计划，并组织实施；

3.16配合外部和内部的财务审计工作；

3.17负责与财务、税务、银行、工商等部门和客户的沟通联络。

4.管理处

4.1按照与公司签订的《目标管理责任制》的要求完成部门责任目标；

4.2负责制定本部门年度、月份工作计划，并组织实施；

4.3按照公司管理体系的标准和要求，持续改进管理服务工作质量；

4.4负责辖区内的绿化、清洁、消杀日常管理；

4.5负责辖区内的公共秩序维护、车辆、消防日常管理；

4.6负责辖区内房屋本体、公共设施设备的日常维修养护，提供有偿维修服务；

4.7负责辖区内各项费用的收缴工作

4.8负责辖区内房屋装修管理；

4.9负责日常接待和客户投诉的处理；

4.10负责业主档案和本部门物业管理运作档案的管理；

4.11负责与业主委员会的沟通、协调；

4.12负责实施社区文化活动；

4.13负责制订本部门业务培训计划并组织相关人员实施；