3、专门机构应就个案指定专人负责，并帮助招标方制定招投标的方案，编写招标书，推荐合格的物业管理公司参加招投标。
4、专门机构应协助招标方分析投标公司的标书，选择最适合该物业的管理方案。或者可由物业管理专家组成评审小组受业委会委托进行标书的评审工作。
5、招投标的开标和决标等重大事件的进行必须由专门机构的参与，并受到其监督，以维护“公开、公平、公正”和诚实信用的原则。
关于评审小组的人员组成问题。《中华人民共和国招投标法》第三十七条规定：“依法必须进行招标的项目，其评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之一”。
虽然目前物业管理非“依法必须进行招标的项目”，但亦可参照此条款执行。各地招投标机构可考虑认定一批物业管理专家，建立一个专家名册或专家库，主要参与本地的物业管理招投标的评标工作。某个物业管理招投标项目在确定评标委员会专家的数量后，在确保专家与投标企业无任何利害关系的前提下，可由招投标机构从专家名册中随机抽取专家进入评标委员会，以体现“公开、公平、公正”的原则。同时，发展商代表在评标委员会中的比例不宜过多，一般以一至两人为宜，既可保证发展商参与选聘物业企业的权利，又能避免发展商的意志左右最终评标结果，以确保为了打破垄断经营而进行招投标的初衷。
（四）设定招投标市场的准入条件。
为了减少对投标人的初审工作量，对于有较高管理要求的物业项目（可通过物业类型或面积加以限定）应限定只有达到一定资质等级的企业才能参与招投标。目前深圳有40余家甲级资质企业，可以代表深圳物业管理行业的最高水平。建设部也即将评选全国一级资质企业的才具备投标资格，以引导市场资源向优势企业集中。
（五）市场信息网络还不通畅
由于物业管理行业在我国还是较为新兴的行业，市场信息网络的建立还不够完善。一方面，招标方对投标企业的情况，如资质状况，经营业绩、企业实力等，缺乏可靠、完整的信息来源；另一方面，想参与竞争的物业管理企业对市场信息的获取渠道较少，特别是要跨区参与投标，及时掌握有关信息更难。市场信息网络的不完善，一定程度上制约了招标活动公平竞争的开展。
物业管理招投标的推行是行业自身发展到一定阶段的产物，是行业自身运行规律的体现。它标志着发展商和业主（客户）物业管理意识的提高，标志着物业管理企业市场竞争意识的增强，标志着物业管理将真正作为一个相对独立的行业而存在，并将更具活力、更加健康地发展下去。
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