也论物业管理软件在物业管理中的应用

第一章 概述：由于物业管理制度在我国还不够规范，物业管理涉及的范围较为广泛，管理内容繁杂，加上政策性变动因素，日常工作中需要耗费大量人力和物力，为了提高物业管理公司的管理水平提高工作效率，必须对物业管理的各项工作进行规范化管理，如人事管理制度规范化、着装规范化、工程设备检修保养运行记录规范化、保洁绿化工作规范化等；只有做到各种工作规范化，才可以通过规范化操作对员工工作进行指导，提高员工工作效率与技能，并且为减少人事变动给公司带来损失与降低新员工的培训成本；规范化的手段多种多样，如员工工作手册、ISO9000质量认证体系等，而采取现代计算机管理手段是一种行之有效的解决方法，计算机化管理在物业管理中的作用主要体现在物业管理软件的应用。
第二章 北京中科华博物业管理软件功能主要以下几部分：
一、 公共事务模块
   1、内部沟通：即时通信、内部邮件（支持群发和20M附件）、BBS、知识发布管理；
2、个人事务：发起任务（可定义过程表单、是否反馈、任务评价）、工作计划（日程安排）、工作日志（任务/计划完成反馈自动添加、临时工作录入）、未完成/持续进行工作自行添加至当日工作计划、自定义查询工作计划和工作日志、一键查询当日工作计划；
3、行政公文：上行文、平行文、下行文的流转和归档（支持领导手写签发和批阅或电子印章），公文自定义查询，公文模版定义
4、物品借用领用管理：图书、工具、设备、借款等

二、 企业管理部分
1、人力资源管理：人事档案、人事关系调整（转正、升职、调动、解除关系、处罚、奖励、合同续签等审批）、合同到期自动提醒、人员情况综合自定义查询；人员排班、网络签到/签退、假期申请、自动统计当月考勤；人员招聘审批；培训计划、培训实施记录、培训评估等；
2、财务管理：报销、请款审批；项目收费对帐及收费单审核
3、采购库存：供应商档案管理；采购审批：物资采购、服务采购；出/入库管理；采购物品综合自定义查询
4、计划预算管理：年度预算审批；月度预算/计划管理；月度考核管理：自定义考核流程和考核内容
5、固定资产管理：建立企业固定资产台帐以及固定资产在企业内的使用历史。
6、领导决策：综合自定义查询：工作日志查询、各项目收支汇总查询、人员情况

三、 物业业务处理部分
1、基本信息管理：公司信息、项目信息、楼栋信息、房间、客户信息；
 2、收费信息：可对客户预收款、应收、实收款、欠费情况等进行管理；提供收费报表、缴费通知单、催缴通知单、收据及其它灵活多样的缴费清单。每个缴费周期可自动产生抄表单（水、电、气等）。提供各种收费统计报表（欠费黑名单，收费项目统计表、大楼收费项目统计表、费用明细表、水、电、汽明细表、年度收费统计表等）
3、工程设备管理：管理设备基本信息库与设备台帐；自动生成设备保养计划，设备维修从申请，到派工、维修、验收等实现过程化管理；自动提示到期需保养的设备；管理设备档案图纸资料、巡查记录、设备维保运行日志等
4、客户服务：客户报修、客户投诉、客户回访、社区活动、入住管理；
5、安防管理：主要包括保安人员档案管理、保安人员定岗、轮班或换班管理、安防巡逻检查记录、治安情况记录以及来人来访、物品出入管理等功能。
6、环卫管理：主要包括三个方面：绿化管理，保洁管理，联系单位。
四、 系统集成
1、财务接口：用友、金碟接口
 2、其它接口：楼宇自控、停车场、保安监控等
3、网站接口：与公司网站部分栏目实现即时更新

第三章：中科华博软件主要优势与缺点
中科华博软件主要优势：
A、 功能强大：基本能够涵盖我公司业务需求，并且适合北方国情，尤其收费、设备管理等功能做的非常细化。
B、 自主研发开发平台：二次开发、修改快速，能够很好、很快的进行售后支持与升级
C、 由于无须客户端软件：所有项目都不需要安装软件，减少大量时间，无论售前、实施、售后系统维护成本低
D、 既支持局域网也支持广域网：无论在家中还是外地出差，只要能够上网就可使用本软件！
E、 软件终身免费升级：系统升级只需对服务器软件升级即可，客户端无需做任何改动!

中科华博软件主要缺点：
A、 有些功能多余：如小区评优、物专委等
B、 有些功能不适合我公司情况，可能需要进行调整

第四章  对中科华博物业收费功能详细说明：
    物业管理作为服务性行业，其收入来源主要有物业管理费、代收代缴费用收取的中间费、再有就是多种经营。而现在大部分物业较少开展多种经营服务，大部分资金来源是靠的物业管理费。物业管理中的一项重要工作就是各种费用的计算、统计、汇总，然而由于费用项目较多、计算方法繁琐、手工处理操作差错率较高，而且工作负担繁重，所以产生了收费难，收费率的等各种问题，如何更好的提高收费率成为业内关注的主要问题，物业管理软件收费功能在一定程度上解决了此问题。
    首先物业管理中房产资料、客户资料等数据庞大，手工处理、统计汇总工作量非常大而且繁琐，查询某房产资料或业主资料需要较长时间，通过软件建立房产信息与客户档案，对这些信息可以随时增加、删除、修改，随时按业主名称、房号、房类、朝向、面积等多种条件任意查询，掌握房产与客户信息，并可设置客户生日提醒、通过短信发送社区公告、逢年过节自动发送祝福短信等功能，提高了服务质量，减少大量重复工作，工作效率大大提高。
   其次可以自定义各种常规收费项目，每种收费项目可以设置不同的收费规则，如收费周期与单价等，收费规则定义完成后，每个客户可以设置自己所对应的收费项目与收费规则，每个客户可以设置不同的收费开始日期，根据收费开始日期与收费项目的收费周期，到了一定的收费周期，对应的收费项目会自动生成客户应收款项，数据自动机算生成，减少人工计算的差错与负担，并且自动生成收款通知单，并且可以进行批量打印，可以选择打印某一栋或某几栋或某几个客户的收款通知单，对于欠费客户可以打印崔款通知单，崔款通知单又可分为一次崔款、二次崔款、三次崔款等，并且每次崔款的内容都可自行设置。通过软件的应用降低了收费数据的出错率，提高了员工工作效率，收款单的规范化人性化设置等提高了客户的满意度。
    代收代缴费用的收取，收费软件每个收费周期可以自动产生本周期的抄表单，此抄表单自动读取上次抄表的下表底数到本次抄表的上表底数，并且可以分别或合并打印水费、电费、煤气费的抄表单。物业收费人员可带此抄表单到客户处进行抄表，抄完表底数后表底数录入软件，软件根据单价与表底数自动机算金额，减少了定期人工制表的工作量。此软件还预留了远程抄表系统的接口，如果有远程抄表系统，此软件可自动读取远程抄表数据。
    分摊费用的收取，可以设置公共区域的公共水表、电表等，每个收费期间对公共区域的表底数进行维护，根据表读数自动生成公共损耗，对不同的公共用表可以设置不同的分摊规则，比如按户分摊还是按面积分摊等，规则设置完了可以设置不同的分摊对象，进而根据分摊金额与分摊对象生成每家每户的分摊金额，分摊费用可以根据收费期间自动合并到当期客户收款单。
   客户预收款与押金的管理，客户可以预付各种费用，每个收费项目的预收款可以设置为专款专用还是公用，也可以进行转移，押金也可转移为预收款，每个客户在入伙时都在软件中自动生成一个帐户，客户入住缴纳的各种预付款与客户入住时进行二次装修所缴纳的押金等都存储于此帐户，并且此帐户记录各种费用的收入、支出情况，物业人员与客户都可以随时方便的查询每个客户的费用收入、支出历史纪录；比如预收款，每个客户所缴纳的预收款的扣除方式都可设置自动扣除还是手工扣除，如果设置了自动扣除，客户入住时缴纳的一定数量的预收款，这些预收款到了一定的时间会自动分摊到每个收费期间的应收款；客户出差时也可到物业预存预收款，那么到了一定的收费周期这些预收款可以自动转到应收款，还有就是客户缴费如果多缴了一部分，这一部分也可暂存到客户预收款帐户，下次交费时可自动冲抵；客户也许带的钱不够，那么也可以只交一部分费用，未交部分下次补交，总之，通过软件的灵活应用，提高了客户满意度，财务人员劳动强度和工作量都大大降低，工作效率得到提高。
    通过客户自觉收费和人工催收，往往效率较低，难以应付自如，每个月客户的缴费情况很难实时掌握，必须通过翻阅大量的资料档案来查阅，历史欠费情况更难得到控制，物业收费软件可以自动控制各项管理费用的收缴，可以分项付款，每个收费项目可以做到多收少收处理，还支持现金支票等多种方式，并对收款金额、支票号、收据等进行记录，随时监控客户缴费和欠费情况，自动打印缴费通知书和崔款通知书，可以设置欠费客户自动提醒与报警功能，无需翻阅大量档案，提高收费效率，有效加强资金的回收速度。

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