如何做好物业管理企业的收费管理

物业管理企业的收费管理（下称收费管理）是财务管理的重要组成部分,是企业现金流入的主要渠道,是企业持续经营的重要条件,是企业利润的重要源泉,是保护广大业主权益的重要手段,是企业经营成果的重要标志。从某种程度上体现了业主(物业使用人，下同)对物业管理企业的认可和满意程度。在社会主义市场经济条件下，为使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地，物业管理企业必须抓好收费管理这个中心环节。下面谈谈如何规划设计收费管理制度，使收费管理工作规范化、制度化及程序化，为物业管理企业的规范运作打下基础。

一、掌握政策法规，明确收费项目
　　物业管理企业的收费项目应严格按照国家发展和改革委员会、建设部二OO三年十一月十三日联合颁布的《物业服务收费管理办法》（计发改价格[2003]1864号）文和国家建设部二OO二年三月五日颁布的《住宅室内装饰装修管理办法》(建字[2002]第110号)文及地方性水、电、气（冷气、暖气下同）等相关方面的法规和物业管理企业与业主委员会签订的物业服务合同的约定明确收费项目，一般的物业管理企业的收费项目有：
（一）物业管理费、停车费、租赁费、冷、暖气使用费、特约服务和按规定允许收取的其他款项；
（二）代水、电部门收缴的水费、排污费、电费等；
（三）土建、水、电维修费、电梯维护费；（专业服务收入）
（四）施工押金、施工管理费、房屋租赁保证金；
（五）对外承建的各项工程款；
（六）维修资金；
（七）逾期加收的滞纳金。
上述各项目的收费标准必须严格按照法规及合同约定，不得超范围、超标准，更不能少收或漏收。
二、建立计费中心，控制费用收缴
物业管理企业的收入有别于一般企业，业主即收费对象、收费项目和物业管理企业的收费主体（指各个管理区域）众多并且分散，如果监督控制不到位，势必造成企业的资金流失，给企业的经济效益造成重大损失，因此物业管理企业要牢牢抓住计费和控制这个影响企业收益的根本问题。建立计费中心，计费中心直属于总经理或委托财务部进行管理，在计费和控制方面应注意以下几个方面的工作：
（一）物业管理企业的财务部门会同企业管理部门（或其他部门）和各个管理区域（也称管理处，下同）、专业部门对所属管辖范围的固定收费项目进行一次清理，清理内容包括物业管理收费面积、收费单价，租赁经营面积、单价、维修等各个计费项目，列表造册，经相关部门审查核对及单位负责人签字后报计费中心存入电脑，作为各管理区域的计费和委托银行收款的依据。
（二）新入住或业主变更的，应到管理区域办理开户和委托银行收款手续，管理区域应及时建立分户卡片进行管理，并及时上报计费中心进行计费。
（三），对减少收费面积、降低单价和减免费用的，必须由业主书面提出申请（或由管理区域提出），说明情况，由事务助理、管理区域负责人签字，经分管副总审核报总经理批准后计费中心才能更改电脑计费数据。
（四）供水、电、气则由专业管理部门每月按时抄表和对维护维修及其他费用的统计，经本部门负责人和管理区域负责人（
 
专业部门的费用由管理区域负责代收）签字后送计费中心计费。
（五）计费单的录入与发放规定
1、每月月底前各管理区域、专业部门按照规定把各项收费资料报到计费中心。
2、计费中心于每月N日前将水、电、气校对单用电脑传由各单位指定的专人进行校对，并在每月N日前传回计费中心。
3、计费中心在每月N日前完成修改工作。N日将核对后的收费数据传给管理区域，管理区域根据业主情况（根据工业区业主及住宅区业主的需要情况而定）打出缴费通知单，并由业主在签收单上签字，确认收到缴费单的日期，以便托收或交款时确定交费时限和逾期交费的时间天数。
4、缴费单发出后，如再发现有错抄表、错打单等情况，需冲单、改单更正的，一律由责任人写清情况报单位领导及主管副总签字后，方可改单。
5、每月N日委托银行扣款后，计费中心打印出已收费清单和将托收信息通过电脑发送给管理区域及专业部门。
6、管理区域的收费员收到业主的零散缴费后，先到计费室将已收项目输入电脑，方可与财务部办理交账。
三、遵守税务规定，加强票据管理
在对各管理区域的税务管理方面，建议由公司统一进行税务申报、发票领销及税款缴纳，这样可避免下属各个单位都与税务发生联系。收费员在收取各项收入和押金时，必须如实、正确地填写在公司财务部领取的已加盖公司财务部发票专用章的发票或财务专用章的收据（视具体情况而定）。对收、退的押金应建立备查簿，进行分类登记，及时反映各类押金的收、退明细情况。严禁各单位购买空白收据，加盖各单位印章收取任何款项。

四、设计收费程序，规范收费行为
（一）收费员必须根据计费中心的电脑或计费单，专业部门必须根据工程合同、维修及养护合同核定的数额据实收取；施工押金按政府主管部门的有关规定收取；租赁保证金按规定标准收取；停车场收费按停车场管理规定收取。每月N日开始收取上月的水、电、气、物业管理等费。办理了银行委托收费的业主，应在每月的N日收到缴费单后，及时足额地将款项存入指定银行，每月N日委托银行扣款。到月底后逾期五个工作日不交费的业主，应按逾期天数，按日加收滞纳金，目前标准：电费1‰；水费1%；管理费0.5‰。每月底统计欠费单位并通知事务助理对欠费单位进行催缴（缴费方式另有约定的除外）。对申请减免滞纳金者，严格按照企业的审批规定执行。收费员收取的款项必须当天送存银行，并分类登入账簿交出纳签收，账簿不得涂改，出现错误更正由公司出纳员在错误处签名或盖章。严格实行收支两条线，不得坐支现金，严禁私设“小金库”。
（二）收费员在每月最后一个工作日，对欠费户进行分类统计，报管理区域负责人和公司财务部，并与财务部进行结账。
（三）收费员收费时，需在收费单上签名，并给用户开具发票和专用收据，其票据按下列类别开出：
1、各类押金及维修资金，业主交纳后，收费员应开具加盖公司财务专用章的收据（管理区域办理分支
机构并刻有分支机构财务印鉴的可似情况而定）。
2、水、电费发票应根据交款人的纳税性质开具：
（1）属于一般纳税人的单位，在交纳水电费后开出加盖公司发票专用章的增值税发票。
（2）属于非一般纳税人的单位（个人），在交纳水电费后开出加盖公司发票专用章的水电销售专用发票。
3、物业管理费、电梯维护费、冷、暖气使用费及滞纳金，用户交费后，收费员应开出加盖公司发票专用章的地税其他服务收入专用发票。
4、收取租金，收费员应开出加盖公司发票专用章的地税租赁发票。
5、收取水、电维修费后，应开出加盖公司发票专用章的国税加工修理修配发票。
6、停车场收费后，开给用户加盖停车场发票专用章的定额专用发票。
7、排污费收取后，开给用户加盖财务专用章的排水费专用收据。
（四）如有托收后又重复收费的，由交费单位或责任单位写明情况，管理区域收费员查实签名，经管理区域负责人签名，待财务部核实后方可退回。

五、加强异地联动，实施有效监控
（一）对下属管理区域（已办理工商和税务登记的分支机构）距离公司总部较远的模拟法人核算单位的收费管理，应参照上述规定，着重于控制和监督，制定出结合自已实际情况的收费管理规定并上报公司财务部备案。
（二）对驻外分支机构的收费管理要尽量利用现代网络技术，采取必要的监控手段。
（三）公司计费中心要适时对下属及驻外分支机构的收费管理实施监控，财务检查也应将其列入重点检查范围。
六、建立监督机制，实施违规处罚
再好的制度失去了检查落实都将成为一纸空文，因此我们还得考虑对违规的处罚，使其规定落到实处，可以从以下几方面进行考虑。
（一）对不按上述规定使用票据的，对责任人处以每次XX元的处罚；如造成公司损失的，要承担损失金额XX%的处罚。
（二）收费员收取的款项不按时送存银行，不严格实行收支两条线管理，坐支现金的，没有造成公司损失的，每次处罚XX元；造成损失的，由责任人和单位领导共同承担。
（三）擅自购买空白票据，加盖各单位印章收费和私设“小金库”的，一经查实，按贪污论处，对单位负责人给予降职、直接责任人给予警告、降级等处理，构成犯罪的移送司法机关处理。
（四）对应收的滞纳金不按规定收取，给予责任人承担交纳滞纳金的处罚。
（五）由于工作不认真，责任心不强，造成的错计、错收、错打单等，给予责任人每次XX元的处罚。
（六）对应建立押金收退备查簿，进行分类登记而未建立，或登记不全的给予责任人XX-XXX元的罚款。
　　上述观点，旨在规范物业管理企业的收费行为，但由于物业管理企业所管理的物业类型、业务范围、经营规模、经营方式、财务管理的基础状况和管理体制等不尽相同，因此，物业管理企业的财务人员要认真学习国家发展和改革委员会建设部二OO三年十一月十三日颁发的“物业服务收费管理
办法”的规定，根据其自身的实际，设计出适合自身特点的、切实可行的收费管理制度。