物业企业怎样有效控制成本

摘要：当前在大多数物业企业内，对人财物的控制是企业完成资本积累，获取利润的主要手段。劳动密集型企业除去人力成本控制外，物的控制及工作过程的改良意义同样重要，主要包括了物资的预算调配，管理过程优化，工具的改良，质量体系的建立等几个方面。
关键词：价值再发现  物资调配  最优化  推陈出新  事半功倍
物业管理企业利润薄、劳动密集型的特点，使物业管理企业更注重统筹人财物等各类资本的投入，加之，多数物业管理的服务领域还处于单项或浅层次服务阶段，即使物业服务相对领先的省级城市，大多数的物业管理企业也正忙于规模扩张和市场份额的的争夺，而无暇顾及 “物业经营”的深入探讨。因而，对物业管理主业的深挖细嚼，仍是物业公司在资本原始积累阶段实现企业生存发展的重要手段。当然，我们期望依靠成本控制实现价值再发现，也要建立在确保服务质量前提下的科学筹划，任何一项脱离实际的成本缩减，都将是饮鸩止渴。除去人力成本的控制外，物的控制主要由以下几个方面。
一、在物资调配来说，实现资金投入的最经济化，就必须做到预算精确、计划翔实、流程规范。
首先，物资配备计划、工作计划和财务预算三者的有机结合、统一筹划，是实现资金投入经济化的前提。比如，一是推行经营单元的预算制，将经营收入、支出费用、固定资产折旧、企业利润等列为考核科目，让经营者对所经营体有一个全局的把握，帮助其梳理经营思路，实现由执行型管理向经营型管理转变。二是针对物资配备计划与工作计划进行匹配性核算，并实时监控和及时调整。
其次，规范各项物资配置流程。一是物资采购通过财务部市场询价及供应商竞争性谈判的方式，建立统一的包含类别、名称、品牌、产地、型号、价格等规定性要素的采购明细，并陈列样品，为形成性价比及可控性目标创造基本条件。二是从物资的申购、领用、保养、储备、报废、盘点等实行逐级审批和复核制度，建立以班组为单位的发放机制，严格领用负责制、消耗登记制、以旧换新制；建立各级物料台帐，对进出物资实行清单式管理和控制等措施。三是将设备、工具等物资按照价值、使用频次等进行分类管理，统筹调拨、提高物资的利用率，加强仓储中的分类管理，避免积压、实行物资的回收利用办法，是杜绝浪费、实现物资使用效能化的有效手段。四是培养员工强烈的计划意识，培训员工对设备工具正确的使用、保养方法，良好的工作作风，是降低损耗，提高配置有效率的内在基础。
另外，设立以季度为考核时段的节约奖励制度，可在弘扬节俭意识的同时，避免因注重制度引发的质量问题。
二、管理过程的最优化
物业服务是一个追求服务细节化、管理规范化的行业，工作的全程控制和细节的“精雕细琢”是应有之举。这样，既能提高人员素养，规范工作意识，使每个岗位工作者都是称职的，又能从中节省大量成本，避免重复性劳动和无价值的付出。比如，企业推行的模板式服务流程及保安管理中 “7，8、9”错时模式就是优化管理过程的一种有效手段。
管理过程最优在工程设备运行上意义非凡。工程设备设施管理一直是物业管理工作中的重点、难点，设备维保的成本付出在物业管理成本中也占据主要地位。改变传统的设备管理侧重于现场管理和应对性服务，以设备的正常运转作为工作目标的服务模式；走集中研讨、区域管理的技术责任制管理模式，重视设备安装、调试时期的现场观摩、性能了解、资料收集和验收工作，以及日常管理中的设备管理名录编制、运行时段日志、预防性维保计划等，都是提高设备有效利用率及风险预测能力，实现设备经济化运行有效手段。
三、提高劳动生产力的另一个因素是生产工具，生产工具的改进导致了产业革命、信息时代等划时代奇迹，使人类社会日新月异。因此，物业管理企业在进行日常管理专业培训、质量控制，旨在提高劳动者技术水平和发挥其能力的同时，采用先进的生产工具是实现劳动力价值飞跃、节省成本、提高工效的重要因素。无论是工具改进还是流程改进，其载体都是劳动者本人，特别是技术工具的发明创造，更是来源于基层实践者。因此，企业不但应当注重技术革新的投入和引进，更要注重劳动者主观创造力和主动性的培养，比如，定期召开技术发明成果展示会，制定技术发明奖励制度。年度评比创新奖意义在于鼓励下属勇于创新，锐意改革的精神，对工作流程、管理模式善于突破现状，打破常规，推陈出新的勇气。
四、企业结合实际需要采用的“Plan(计划)、Do(实施)、Check(检查)、Action(处置)”循环技术，即属于全面质量管理的基本方法。根据效应控制系统的观点分析，任何管理效应都是在管理系统的运转中实现的，它的运转表现为整个管理系统的各个层次，各个环节都进行PDCA循环。即把所有部门、所有人员都组织起来，形成不同层次的PDCA循环体系。特别说明的是，PDCA循环技术需要广泛地、灵活地运用统计方法，一切都要有数量依据、由数据说话，PDCA循环才能在企业中形成良好的质量管理体系，从而理顺各个环节，形成“流水式”运作，才能实现服务的最优化。
目前，大多数企业都谋求通过ISO9000质量标准体系认证，或作为提高企业资信的标志或将其作为指导工作的准则。 ISO9000质量标准体系是迄今国际上公认的最有效、最完备的质量管理体系，它对企业发展的深远意义也同样不言而喻。但ISO9000质量标准体系的引进也应充分考虑企业的实际情况，不仅仅是企业的财力，更重要的是企业的人力基础、项目规模、企业的制度建设等多个因素，来确定引进的时机是否成熟。笔者从某个企业的认证中深刻的体会到流于形式、脱离企业实际的认证工作，不但不能发挥其功效，而且增加了工作中的繁枝缛节，使工作效率提升适得其反，管理成本也随之增加。在引进ISO9000质量标准体系时，咨询顾问起到的是抛砖引玉的作用，其对物业管理行业的熟悉程度决定了企业需求与ISO9000质量标准体系是否能够完全接轨，因此选择经验丰富咨询顾问的确能实现少走弯路、事半功倍；同样管理者代表在认证过程中扮演的是沟通咨询者、吸收新观念、融会贯通ISO9000质量标准体系精神、推进革新的重要角色，其思维的敏捷性、质量水准的高度、业务熟练程度决定了企业引进ISO9000质量标准体系的深度及有效性。另外，在质量文件编写中，要确保服务、检验程序与企业文件的相容性，要切实做到“写所做的”；还要始终坚持内审工作，保持质量体系运转的持久性，才能发挥其效果。
质量体系的持续有效性取决于组织自身的认识、自身努力和不断的改进，以
适应企业不断发展的需要。企业只有领会ISO9000质量标准体系的全员控制与全程控制的内涵，才能实现工作中的价值再发现。
总之，在当今物业管理市场，大多数物业管理企业除去规模、资质和年限的差别外，竞争几乎处在同一水平线上，豪不夸张的说，谁抢得先机谁就是赢家！