4.1.3.2 对重要物资采购的供方，由管理部会同使用部门共同进行评价，填写《供方评价记录》。对于同类物资，一般根据物资的质量、价格及服务情况选择2家或3家供方。
4.1.3.3 对零星采购或一般物资采购，检验人员对采购物资的验证即为对此供货商的评价。
4.1.3.4经评价合格的供方，由管理部填写《合格供方名录》，报管理者代表审核，总经理批准，管理部建立相应档案，以记录其质量情况。
4.1.4 对供方的定期评价
管理部对其所选择的合格供方，每年需组织使用部门进行一次再评价，并填写在《供方评价记录》的"年审意见"栏内，依此更新《合格供方名录》。
对重要物资的供方，如连续两次出现质量问题，管理部应填写《纠正和预防措施处理单》通知其采取纠正措施，如果没有改进，则应取消其供货资格。
4.1.5采购实施
4.1.5.1 采购计划
由于公司目前所需采购物资较少，绝大部分为临时采购物资，故公司暂不采用《采购计划》，而使用《临时采购要求表》。
当物资临时采购发生时，相关部门填写，报管理部负责人批准即可。如300元以上的临时采购，则需报总经理批准后执行。
4.1.5.2 采购
a）采购根据《临时采购要求表》，按照采购物资技术要求在《合格供方名录》中选择供方并进行采购。
b）第一次向合格供方采购重要和批量的一般物资时，应签定采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。
c）必要时管理部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方。
4.2 服务外包的控制
4.2.1 外包服务内容
公司目前物业管理服务工作中有以下外包服务项目：
a）电梯维护、维修。
b）绿化。
c）房屋维修、保养。
4.2.2 合格外包服务供方的条件
a）服务项目外包服务供方应是工商部门注册、具有法人资格的经济实体。
b）有承担相应服务项目的资质、工作条件和实力。
c）有从事过类似服务项目的优良业绩。
d）良好的质量保证能力。
4.2.3 对首次承担服务项目外包供方的评价
外包服务供方在提供服务之前，应向管理部提交对承包服务项目的服务报告，报告内必须有服务供方责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证条款等。管理部应组织相关部门对其服务项目进行考察、试用、取证、评价，填写《供方评价记录》。
4.2.4 对长期服务项目外包供方的定期评价。
管理部负责每年一次组织相关部门和人员对服务项目承包方进行再评价，填写在《供方评价记录》终"年审意见"栏内。
4.2.5 服务承包合同的签定
由管理部确定相应分包服务方式，按授权范围签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。
4.3 物资采购的信息
4.3.1 应包括拟采购物资的信息
a）对物资的质量要求可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件。
b）对物资的验收要求。
c）其他要求，如价格、数量、交付等。
4.3.2 适当时还包括的信息
a）对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定，如对供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等。
b）适用的质量管理体系要求。
4.4 服务外包的信息
管理部应对每一个合格的服务供方建立档案，包括如下信息：
a）法人资格证明文件。
b）服务资质证明文件。
c）对供方的评价记录。
4.5 采购物资的验证
4.5.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式：
a）由管理部进行进货验证。
b）由顾客在本公司现场实施验证（如顾客对餐厅的鲜活食品的现场验证等）。
c）由本公司在供方现场实施验证。
对第三种情况，管理部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。对供方的控制方式和程度，取决于供应物资类别及其对服务质量的影响。
4.5.2 验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。
4.5.3顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。
4.6 对外包服务供方的服务质量验证
4.6.1 管理部负责对所有服务外包供方提供的证实材料及其经济责任能力和工作能力予以证实，并负责对所有服务外包供方的实际服务业绩予以验证。
4.6.2 对服务项目外包供方的控制方法，取决于服务类别及其对服务质量的影响。
5 相关文件
5.1 《改进控制程序》
5.2 《过程和产品的监视和测量程序》
5.3 《采购物资分类明细表》
6 质量记录
6.1《供方评定记录表》 GL－7.3－01
6.2《合格供方名录》 GL－7.3－02
6.3《纠正和预防措施处理单》 ZH－5.4－04
6.4《采购计划》 GL－7.3－03
6.5《临时采购要求单》 GL－7.3－04
6.6《采购合同》 GL－7.3－05
6.7《服务项目分包合同》 GL－7.3－06
7.5 服务提供控制程序
1 目的
对公司的物业管理服务过程进行有效控制，以确保满足顾客的需求和期望。
2 范围
适用于公司各部门对所有物业管理服务提供过程的控制。
3 职责
3.1 公司各职能部门负责本部门服务提供过程的控制。
3.2 综合行政部负责检查监督各部门服务过程的质量情况。
4 程序概要
4.1 服务提供的控制
4.1.1 获得表述服务特性的信息和文件
根据对服务实现过程策划的输出文件及对顾客要求评审的输出等获得必要的服务信息，分别执行相应的《服务实现的策划程序》、《与顾客有关的过程控制程序》及公司各项服务提供控制程序的有关规定。
4.1.2 规范文件
在公司各项服务提供控制程序中对关键的服务过程规定了应编制的作业指导书，即两类规范文件：
a）服务规范：阐明具体的服务标准要求及操作规程。
b）质量控制规范：明确服务质量检查于考核的要求。
4.1.3 服务工作计划制定于控制
为了实现公司的质量目标，各部门应编制各自的《年度服务工作计划》，以确保对服务过程的控制，具体执行《日常服务工作计划控制规程》。
4.1.4 使用适宜的服务设施
使用适宜的服务设施时，应执行《设施和工作环境控制程序》的有关规定。
4.1.5 提供相应的监视和测量方法和装置
对于生产和服务的过程及服务设施应提供相应的监视和测量方法和装置，执行《监视和测量装置的控制程序》。
4.1.6 对有关活动进行控制
综合行政部负责对服务交付和交付后的有关活动进行控制：
a）负责与顾客联络，妥善处理他们的意见和投诉，及时做好服务回访工作，负责保存相关服务记录。
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