b）质量管理体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，供方提供的产品标准、说明书、图纸等。
4.2 质量管理体系文件的控制
4.2.1 质量管理体系文件的编号
a）质量手册：
QM/公司名称o代号版次－发布年号，手册中各章以章节号区分。
例如：QM/HJ.01－2005，表示公司2005年质量手册第1版。
b) 质量记录：主要使用部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号
例如：ZH-5.６-01，表示综合行政部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。
c) 各部门其他质量文件：部门代号o文件顺序号一年号
例如：ZH.01-2005，表示综合行政部于2005年发放的第1号文件。
d）公司作业文件：公司名称o文件顺序号-年号
例如：HJ/01-2005，表示公司于2005年发放的第1号文件。
4.2.2 各部门代号规定如下：
ZH：综合行政部，CW：财务部，
4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的；
a）质量手册由综合行政部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合行政部负责登记、发放；
b）各部门工作手册由各部门组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合行政部负责登记、发放；
c) 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4 文件的受控状况
文件分为"受控"和"非受控"两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.5 文件的更改
a)质量手册由综合行政部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合行政部发放。综合行政部应保留文件更改内容的记录；
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；
c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6 文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。
b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1 文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b)各部门文件由本部门负责人或指定专人保管。综合行政部每季度对各部门文件保管情况进行检查；
c)对受控文件，各部门负责人或被指定的文件管理人应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合行政部备案，如内容没有变化，应通知综合行政部；
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖"作废"印章，确保防止作废文件的非预期使用；
b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；
c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由综合行政部授权相关部门销毁。
4.7.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2 综合行政部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印
章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入"部门受控文件清单"，并报综合行政部备案。
4.9 每年三月由综合管理部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
5、相关文件
5.1《质量记录控制程序》。
6、质量记录
6.1《文件发放、回收记录》。 ZH－４.１－01
6.2《文件借阅、复制记录》。 ZH－４.１－02
6.3《部门受控文件清单》。 ZH－４.１－03
6.4《文件更改申请》。 ZH－４.１－04
6.5《文件销毁申请》。 ZH－４.１－05
6.6《文件更改通知单》。 ZH－４.１－0６
6.7《文件归档登记表》。 ZH－４.１－0７
4.2 质量记录控制程序
1 目的
对质量记录进行控制和管理，为服务质量满足规定要求的程度或质量管理体系运行的有效性提供客观证据，为证实可追溯性采取预防措施和纠正措施提供依据。
2 范围
适用于本公司质量管理体系运行中的所有记录。
3 职责
3.1 综合行政部负责质量记录的归档管理。
3.2 各责任部门负责建立相关的质量管理体系运行记录并保存。
3.3 综合管理部为监督管理各部门的记录控制情况的主管部门。
4 程序概要
4.1 质量记录由综合行政部统一制定标识、编号方法和格式。
4.2 质量记录表格由各部门制定，报综合行政部审核，管理者代表批准后印发。
4.3 质量记录的填写
a）质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
b）如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 质量记录的收集和归档
各部门负责收集相关的质量记录并整理、归档。质量记录要做到存放环境适宜、通风防潮、防火、防蛀、防鼠害，保管方法便于检查。综合行政部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。综合行政部每三个月要检查一次各部门质量记录的使用、管理情况。
4.5 质量记录发放、借阅和复制
a）各部门填写《文件发放、回收记录》，向综合行政部领用所需记录空白表；
b）质量记录属于受控文件，各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。
c）外单位人员或顾客要求提供质量记录的，必须经总经理批准同意后，方可进行复印，且有记录便于查证。
4.6 质量记录的保存
质量记录的保存期一般为三年。
4.7质量记录的销毁处理
质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案室主管填写《文件销毁申请》交综合行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。
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