6.3《文件更改申请》。 ZH－4.1－04
5.3 职责、权限和沟通
1 目的
对公司内的职能及其互相关系予以规定和沟通，以促进有效的质量管理。
2 范围
适用于公司对质量管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责、权限的规定及沟通。
3 职责和权限
3.1 总经理
a)全面领导公司的日常工作，向公司传达满足顾客和法律、法规要求的重要性；
b)制定质量方针和质量目标。
c)主持管理评审。
d)确保质量管理体系运行所必要的资源配备，确定适合于公司的组织机构，并明确相应的职责、权限和内部沟通。
e）负责组织实施公司年度经营计划和投资方案，制定公司的具体规章制度。
f）负责召集和主持总经理办公会议。
g）负责公司各部门经理职务以上人员的鉴定、录用、辞退等工作。
h）负责公司重要的投标书和公司所有经济合同的审批。
i）负责公司各类费用收支的审批。
j）履行公司安全、消防第一责任人的所有职责。
k）对公司的质量管理和最终服务质量全面负责。
3.2 副总经理兼管理者代表
a) 确保质量管理体系的过程得到建立和保持。
b) 领导组织的内部审核，向最高管理者报告质量管理体系的业绩，包括改进的需求。
c) 确保在整个公司内提高满足业主和客户要求的意识，负责监督物业管理服务质量，确保业主和用户满意。
d) 与质量管理体系有关事宜的外部联络。
e）参与组织制定、修改公司各项管理制度并监督实施。
f）负责对公司员工的思想教育和队伍建设。
g）协助总经理处理日常工作。
3.3 机电、安建工程师
a）全面规划公司服务设施、设备的添置、安装、调试、运转和维修等工作，为质量管理体系的正常运作提供保障。
b）组织领导工程技术人员的岗位培训。
3.4 综合行政部经理
a）协助管理者代表具体组织实施质量管理体系运行的各项服务监督、考评、管理工作，组织质量管理体系的内部审核。
b）跟踪了解国家有关法律法规的最新动态，向公司领导及时汇报并组织落实工作。
c）组织采用适用的统计技术进行数据分析，为提高服务质量提供依据。
d）负责管理公司质量管理体系文件。
e）负责公司人员招聘，安排，劳动工资手续，调解劳资纠纷，汇总员工考勤，考核员工业绩，参与制订员工培训计划和负责培训工作的实施，落实员工的社会保险、医疗保险及离退休工作，参与员工的解聘工作。
f）负责涉外行政事务联系、申办。
g）后勤管理、行政用品的采购及管理，管理公司的固定资产。
h）负责公司印信、档案管理，文件收发工作。按公司领导的指示精神，草拟公司的各种报告、函件等，总结有关规章制度，处理文件来往。
i）参与公司员工的思想教育工作，搞好企业文化建设，不断提高员工的思想和业务水平。
j）推动公司信息化建设。
k）参与各种合同评审。
l）参与物业管理服务的广告策划、实施和评估。
m）负责客户回访、意见征询工作，参与评价顾客满意度。
n）及时完成领导交办的各种临时工作。
3.5 管理部经理职责
a）负责制定本部门的各项管理制度及应急措施，确保质量管理体系在本部门的有效运行。
b）负责安保队伍的有效管理和建设。
c）对采购物资和提供服务的供方进行评价及管理。
d）负责对实现服务符合性所需的设施进行控制。
e）管理部负责服务设计于开发、服务实现等过程所需物料提供及施工配合。
f）管理部负责所有服务质量检查与考评方法、运行的日常监督、管理；对所有监测装置的检定、完好及正常运转实施监督检查。
3.6 工程部经理职责
a）负责公司所管理的房屋建筑，公共设施，机电设备等技术管理工作。
b）负责对本部门各班组的工作进行检查，指导。
c）负责装修申请审批工作及装修验收工作。
d）负责重大事故的调查分析及协助处理工作。
e）监督、组织实施与工程管理有关的计量检测设备的定期校准工作。
3.7 经营部经理职责
a）全面负责开展公司的多种经营，
b）对开展常规客户服务以外的重大项目进行设计和开发。
3.8 各管理处经理职责
a）全面负责管理自身所管理的各物业，确保质量管理体系在本部门的有效运行。
b）在各管辖范围内，按公司文件规定为顾客提供优质服务。
c）负责向公司有关部门传递顾客或其他相关方的信息。
4 内部沟通
4.1组织应确保在不同层次和职能之间，就质量管理体系的过程，包括质量要求质量目标及完成情况，以及实施的有效性，进行沟通，达到相互了解、相互信任，实现全员参与的效果。
4.2质量管理理体系有关的各种信息沟通，可采用小组简报、各种会议、布告栏、内部刊物及各种媒体等，具体执行《数据分析控制程序》。
5 相关文件
5.1 《数据分析控制程序》。
5.4 管理评审控制程序
1 目的
按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2 范围
适用于对公司质量管理体系的评审。
3 职责
3.1总经理主持管理评审活动。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，编制相应的管理评审报告。
3.3综合行政部负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证。
3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。
4 程序概要
4.1 管理评审计划
4.1.1 评审周期
每年至少进行一次管理评审，可结合内审后的结果进行，也可根据需要安排。
4.1.2 编制《管理评审计划》
综合行政部于每年管理评审前编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，总经理批准。计划主要内容包括：
a)评审时间；
b)评审目的；
c)评审范围及评审重点；
d)参加评审部门（人员）；
e)评审依据；
f)评审内容。
4.1.3 增加管理评审频次的条件
a)公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；
b)发生重大质量事故或用户关于物业管理服务质量有严重投诉或投诉连续发生时；
c)当法律、法规、标准及其他要求有变化时；
d)市场需求发生重大变化时；
e)即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时；
f)内部审核中发现严重不合格时。
4.2 管理评审输入
管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：
a) 审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核、产品质量审核等的结果；
b) 顾客的反馈，包括满意程度的测量结果及顾客沟通的结果等；
c) 过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品监视和测量的结果；
d）改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果；
e) 以往管理评审跟踪措施的实施及有效性；
f) 可能影响质量管理体系的各种变化，包括内外环境的变化，如法律法规的变化，新服务项目、新设备的开发等。
g) 质量管理体系运行状况，包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性。
4.3 评审准备
4.3.1 提交《管理评审计划》
预定评审前十天，综合行政部以书面形式向管理者代表汇报现阶段质量管理体系运行情况并提交本次评审计划，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2 确认评审资料
综合行政部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。
4.3.3 发放资料
综合行政部向参加评审的人员发放《管理评审通知单》，及本次评审计划有关资料。
4.4 管理评审会议
a)总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价，对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间；
b)总经理对所涉及的评审内容作出结论（包括进一步调查、验证等）。
4.5 管理评审的输出
4.5.1管理评审的输出应包括以下方面有关的措施：
a)质量管理体系及其过程的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价；
b)与顾客要求有关的产品的改进，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行服务、过程审核等与评审内容相关的要求；
c)资源需求等。
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